Microsoft 365 теперь в России легально купить затруднительно, поэтому необходимо задуматься о переходе на альтернативные сервисы. В этом материале расскажем, как перенести данные из Microsoft 365 в новый сервис.
«Р7-Офис» — офисная платформа для совместной работы от компании «Р7». В её состав входят офисные приложения (редакторы текстов, таблиц и презентаций), а также набор модулей для работы — управление проектами, CRM, чат и видеоконференцсвязь, календарь и почта.
Платформой можно воспользоваться как в формате облачного сервиса, так и в качестве локально развернутой на собственном сервере системы. Одна из важных особенностей платформы: базовый формат для офисных редакторов — OOXML, тот же, что используется в офисных системах разработки Microsoft, что гарантирует правильное отображение и полноценную работу с файлами, созданными в Microsoft Office и Microsoft 365.
Данные в облачном сервисе Microsoft 365, которые можно перенести в «Р7-Офис» — это файлы, над которыми велась работа, контакты, данные календаря и почтовая переписка (но не сам почтовый ящик — в случае, если вы пользовались почтой на одном из доменов Microsoft).
Как перенести файлы
Процедура переноса файлов достаточно тривиальна и не должна вызвать затруднений даже у неопытного пользователя. Для этого необходимо войти в модуль «Документы» платформы «Р7-Офис», и в левой части экрана обнаружить кнопку для подключения внешних хранилищ. В открывшемся окне необходимо выбрать эмблему OneDrive или OneDrive for Business (в случае, если используется именно такой вариант). Далее необходимо пройти процедуру авторизации, дать необходимые разрешения «Р7-Офис» и задать имя каталога. Теперь файлы из OneDrive будут отображаться в соответствующей папке модуля «Документы».
В данном случае физически файлы находятся все еще в хранилище Microsoft. Для того, чтобы переместить содержимое этого хранилища, необходимо, находясь в корневом разделе модуля «Документы», создать новую папку (оранжевая кнопка «Создать» в левом верхнем углу), задать её имя, вернуться в папку с содержимым хранилища OneDrive и выбрать файлы и папки, которые необходимо скопировать.
Далее нужно кликнуть по кнопке «Копировать», после чего в качестве целевой директории копирования выбрать заранее созданную папку. Начнется перенос файлов, который может занять некоторое время.
Если 5Гб дискового пространства, которое предлагается пользователям «Р7-Офис» на базовых тарифах, будет недостаточно для копирования всех нужных файлов, к модулю документы можно подключить внешнее облачное хранилище. Процесс подключение аналогичен описанному выше подключению OneDrive.
Как перенести данные календаря
Календарь — важная часть любого рабочего процесса: важные события, к которым стоит готовиться заранее, лучше не пропускать, как и дни рождения коллег. Данные календаря Microsoft 365 тоже можно перенести в «Р7-Офис».
Процедура переноса проста. Необходимо войти в Microsoft 365, перейти в календарь. Далее нажать кнопку «Параметры», открыть полный список параметров, перейти на вкладку «Календарь», выбрать пункт «Общие календари» и далее конкретный календарь для экспорта, если их несколько. Затем перейти в раздел «Публикация календаря», кликнуть на кнопку «Опубликовать», после чего скопировать появившуюся ссылку, которая содержит данные вашего календаря.
После этого нужно перейти в «Р7-Офис», открыть раздел «Календарь», кликнуть кнопку «Создать» и в появившемся окне выбрать пункт «импорт событий». Далее необходимо задать имя для нового календаря и вставить ранее скопированную на портале Microsoft 365 ссылку.
Как перенести переписку из почты
Перенести сам почтовый ящик, если он работает в домене Microsoft, не получится, как мы уже упоминали, однако можно перенести переписку и настроить почтовую службу в «Р7-Офис» как обычный почтовый клиент. Таким образом удастся сохранить функционал почтового ящика.
Чтобы перенести переписку в «Р7-Офис», необходимо перейти в раздел «Почта». Если ни одной учётной записи до тех пор создано не было, автоматически появится предложение её создать, и появится окно с настройками. Если же учетная запись почты уже существует, необходимо войти в раздел «Настройки», далее — «Управление учётными записями», и выбрать пункт «Добавить новую учётную запись».
Импорт переписки может занять значительное время, если объемы данных велики. Для сокращения периода ожидания можно при импорте отметить пункт «Импортировать сообщения только за последние 30 дней» — так система ограничится импортом лишь свежей переписки.
Как перенести контакты
Контакты — самая главная ценностей как для бизнеса, так и для частной жизни. Их потеря неприемлема, и к счастью, способ перенести эти данные из Microsoft 365 в «Р7-Офис» существует, благодаря возможности экспорта и импорта контактных данных в формате CSV.
Для этого необходимо войти в Microsoft 365 и перейти в раздел «Люди». Далее – кликнуть по кнопке «Управление», выбрать пункт «Экспорт». По умолчанию Microsoft 365 предлагает экспорт в файл формата CSV, его и необходимо выбрать.
Теперь нужно войти в «Р7-Офис» и перейти в модуль «Люди». В левой части экрана рядом с логотипами Google и Yahoo надо найти иконку в виде листа со строчками и кликнуть её. Система предложит различные форматы добавления пользователей на портал, среди которых будет вариант «Из файла», его и стоит кликнуть.
В общем-то, все.
