Как без потерь перенести данные из Microsoft 365 в «Р7-Офис»

Microsoft 365 теперь в России легально купить затруднительно, поэтому необходимо задуматься о переходе на альтернативные сервисы. В этом материале расскажем, как перенести данные из Microsoft 365 в новый сервис.

«Р7-Офис» — офисная платформа для совместной работы от компании «Р7». В её состав входят офисные приложения (редакторы текстов, таблиц и презентаций), а также набор модулей для работы — управление проектами, CRM, чат и видеоконференцсвязь, календарь и почта.

Платформой можно воспользоваться как в формате облачного сервиса, так и в качестве локально развернутой на собственном сервере системы. Одна из важных особенностей платформы: базовый формат для офисных редакторов — OOXML, тот же, что используется в офисных системах разработки Microsoft, что гарантирует правильное отображение и полноценную работу с файлами, созданными в Microsoft Office и Microsoft 365.

Данные в облачном сервисе Microsoft 365, которые можно перенести в «Р7-Офис» — это файлы, над которыми велась работа, контакты, данные календаря и почтовая переписка (но не сам почтовый ящик — в случае, если вы пользовались почтой на одном из доменов Microsoft).

Как перенести файлы

Процедура переноса файлов достаточно тривиальна и не должна вызвать затруднений даже у неопытного пользователя. Для этого необходимо войти в модуль «Документы» платформы «Р7-Офис», и в левой части экрана обнаружить кнопку для подключения внешних хранилищ. В открывшемся окне необходимо выбрать эмблему OneDrive или OneDrive for Business (в случае, если используется именно такой вариант). Далее необходимо пройти процедуру авторизации, дать необходимые разрешения «Р7-Офис» и задать имя каталога. Теперь файлы из OneDrive будут отображаться в соответствующей папке модуля «Документы».

В данном случае физически файлы находятся все еще в хранилище Microsoft. Для того, чтобы переместить содержимое этого хранилища, необходимо, находясь в корневом разделе модуля «Документы», создать новую папку (оранжевая кнопка «Создать» в левом верхнем углу), задать её имя, вернуться в папку с содержимым хранилища OneDrive и выбрать файлы и папки, которые необходимо скопировать.

Далее нужно кликнуть по кнопке «Копировать», после чего в качестве целевой директории копирования выбрать заранее созданную папку. Начнется перенос файлов, который может занять некоторое время.

Если 5Гб дискового пространства, которое предлагается пользователям «Р7-Офис» на базовых тарифах, будет недостаточно для копирования всех нужных файлов, к модулю документы можно подключить внешнее облачное хранилище. Процесс подключение аналогичен описанному выше подключению OneDrive.

Как перенести данные календаря

Календарь — важная часть любого рабочего процесса: важные события, к которым стоит готовиться заранее, лучше не пропускать, как и дни рождения коллег. Данные календаря Microsoft 365 тоже можно перенести в «Р7-Офис».

Процедура переноса проста. Необходимо войти в Microsoft 365, перейти в календарь. Далее нажать кнопку «Параметры», открыть полный список параметров, перейти на вкладку «Календарь», выбрать пункт «Общие календари» и далее конкретный календарь для экспорта, если их несколько. Затем перейти в раздел «Публикация календаря», кликнуть на кнопку «Опубликовать», после чего скопировать появившуюся ссылку, которая содержит данные вашего календаря.

После этого нужно перейти в «Р7-Офис», открыть раздел «Календарь», кликнуть кнопку «Создать» и в появившемся окне выбрать пункт «импорт событий». Далее необходимо задать имя для нового календаря и вставить ранее скопированную на портале Microsoft 365 ссылку.

Как перенести переписку из почты

Перенести сам почтовый ящик, если он работает в домене Microsoft, не получится, как мы уже упоминали, однако можно перенести переписку и настроить почтовую службу в «Р7-Офис» как обычный почтовый клиент. Таким образом удастся сохранить функционал почтового ящика.

Чтобы перенести переписку в «Р7-Офис», необходимо перейти в раздел «Почта». Если ни одной учётной записи до тех пор создано не было, автоматически появится предложение её создать, и появится окно с настройками. Если же учетная запись почты уже существует, необходимо войти в раздел «Настройки», далее — «Управление учётными записями», и выбрать пункт «Добавить новую учётную запись». Для связи с сервером Outlook настройки будут следующими:

Импорт переписки может занять значительное время, если объемы данных велики. Для сокращения периода ожидания можно при импорте отметить пункт «Импортировать сообщения только за последние 30 дней» — так система ограничится импортом лишь свежей переписки.

Как перенести контакты

Контакты — самая главная ценностей как для бизнеса, так и для частной жизни. Их потеря неприемлема, и к счастью, способ перенести эти данные из Microsoft 365 в «Р7-Офис» существует, благодаря возможности экспорта и импорта контактных данных в формате CSV.

Для этого необходимо войти в Microsoft 365 и перейти в раздел «Люди». Далее – кликнуть по кнопке «Управление», выбрать пункт «Экспорт». По умолчанию Microsoft 365 предлагает экспорт в файл формата CSV, его и необходимо выбрать.

Теперь нужно войти в «Р7-Офис» и перейти в модуль «Люди». В левой части экрана рядом с логотипами Google и Yahoo надо найти иконку в виде листа со строчками и кликнуть её. Система предложит различные форматы добавления пользователей на портал, среди которых будет вариант «Из файла», его и стоит кликнуть.

В общем-то, все.