Как добраться до нулевого почтового ящика в Gmail

Вы когда-нибудь пропустили важное электронное письмо, потому что ваш почтовый ящик был заполнен предыдущими неотвеченными сообщениями? Большинство людей испытали это, и почти каждый знает, что отвлекают пятьдесят непрочитанных писем, которые требуют вашего внимания, как только вы открываете свой почтовый ящик утром.

Согласно исследованиям, рабочие тратят до 28 процентов своей недели чтение и ответы на электронные письма. Это более четверти всего вашего рабочего времени. Насколько еще вы могли бы достичь, если бы вам не приходилось обрабатывать постоянный поток электронных писем?

Что такое нулевой почтовый ящик?

Inbox Zero — это концепция, разработанная Мерлином Манном, экспертом по производительности. Хотя большинство людей интерпретируют «ноль» в имени как относящееся к количеству электронных писем, которые человек получил, изначально он указывал, сколько времени люди тратят на размышления об электронной почте. Если у вас нет писем, вы почти не думаете о них.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

В этой статье вы узнаете, как свести количество непрочитанных писем в вашем почтовом ящике к абсолютному минимуму, используя инструменты, доступные вам в Gmail, а также методы, которые вы можете применить в свой рабочий день, которые помогут вам укротить поток писем, которые вы получаете. в течение дня.

Основы управления электронной почтой

Первый шаг к повышению продуктивности работы с электронной почтой — закрыть почтовый ящик. Это может показаться нелогичным, но лучше выделить себе определенное время, чтобы читать электронные письма и отвечать на них, чем отвечать на них по мере их поступления. Исследования показали, что крайние сроки, добровольно установленные или нет, повышают эффективность и сократить время, затрачиваемое на проект.

Выделяйте пять минут в начале каждого часа или, может быть, двадцать минут в начале и в конце дня, отвечать на электронные письма. Удалите все электронные письма, явно являющиеся спамом. Если для ответа на электронное письмо требуется две минуты или меньше, сначала ответьте на него.

Если на электронное письмо потребуется больше времени для ответа, переместите его в специально отведенную папку.

Использование Gmail для достижения нулевого уровня входящих сообщений

Gmail — самый популярный почтовый клиент в мире, но большинство людей не осознают, насколько универсальна эта платформа. Gmail полон инструментов и настраиваемых параметров, которые дают вам огромный контроль над его внешним видом. Нулевой почтовый ящик становится намного доступнее, если вы воспользуетесь этими инструментами.

Используйте специальные звезды

Все знают о возможности «пометить» электронное письмо, щелкнув значок звездочки, но знаете ли вы, что можно использовать 12 разных звездочек? Нажмите «Настройки»> «Просмотреть все настройки»> «Общие», а затем прокрутите список, пока не увидите подраздел «Звезды».

Звездочки разного цвета, но есть также значки, такие как восклицательный знак, стрелка перемотки вперед, галочка, вопросительный знак и строчная буква i. По умолчанию активна только главная звездочка, но вы можете щелкнуть и перетащить любой из значков в раздел «Используется», чтобы активировать их.

В Gmail появится только один символ. Щелкните его несколько раз, чтобы просмотреть все выбранные звезды. Выберите не менее четырех символов: стандартную звезду, красную звезду, строчную букву i и зеленую галочку.

Настроить несколько ящиков входящих и фильтров

Возможно, вы уже знакомы с несколькими вкладками, доступными вам в Gmail: «Акции», «Личные», «Социальные сети» и т. Д. Перейдите в «Настройки»> «Входящие» и рядом с типом «Входящие» щелкните раскрывающийся список и выберите «Несколько ящиков для входящих».

Появится новый раздел под названием «Несколько разделов входящих». Вы можете назвать до пяти настраиваемых разделов для просмотра вместе с основным почтовым ящиком, хотя два из них заполнены по умолчанию. Один раздел предназначен для помеченных писем, а другой — для черновиков. Эти разделы обозначаются их поисковыми запросами, поэтому вам нужно будет узнать, как называется каждая из специальных звездочек, чтобы выделить для них разделы.

Это имена каждой звезды:

  • Желтая звезда
  • Красная звезда
  • Оранжевая звезда
  • Зеленая звезда
  • Голубая звезда
  • Пурпурная звезда
  • Желтая челка (восклицательный знак)
  • Red-Bang
  • Фиолетовый вопрос
  • Оранжевый гильмет (символ перемотки вперед)
  • Зеленый чек
  • Синяя информация (нижний регистр i)

Поле поискового запроса распознает разные операторы, поэтому вы можете использовать команды ИЛИ / И для включения нескольких звездочек в один и тот же раздел. Рядом с полем поискового запроса находится поле имени раздела. Введите конкретное имя, по которому здесь будет называться поле.

Для достижения нулевого уровня входящих сообщений лучше всего настроить несколько конкретных разделов:

  • Требуется действие / ответ
  • Требуется срочный ответ
  • В ожидании ответа
  • Делегированный

Вы можете настроить пятую секцию в соответствии с вашими потребностями, но эти четыре будут обрабатывать самые основные задачи.

Достигнуть нуля во входящих

Теперь, когда вы изменили настройки Gmail, пришло время привести все в действие. Сначала установите фильтры. Введите следующее:

Поисковый запросИмя раздела имеет: yellow-starNeeds Action / Replyhas: red-starNeeds Urgent Replyhas: blue-infoAwaiting Replyhas: green-checkDelegatedКогда вы получаете электронное письмо, первое, что вам нужно сделать, это решить, требует ли оно ответа или вам следует его удалить. Если электронное письмо является спамом или просто не требует ответа, немедленно удалите его или заархивируйте.

Если письмо требует ответа и займет менее двух минут, ответьте на него. Если вам нужно больше двух минут, щелкните значок звездочки один раз. Если письмо является срочным и должно быть следующим, на что вы ответите, дважды щелкните значок, чтобы отметить его красной звездочкой.

Если после ответа на электронное письмо вы ждете ответа, трижды щелкните значок звездочки, чтобы обозначить его как «Ожидает ответа». Если вы получили электронное письмо, которое лучше обработать кто-то другой, перешлите его соответствующему человеку и четыре раза щелкните значок звездочки, чтобы пометить его как «Делегированный».

Выберите, когда вы хотите ответить на свое электронное письмо, и сосредоточьтесь на работе только в это время. Устанавливая крайние сроки и периоды для обработки электронной почты, вы сокращаете время, которое вы проводите в своем почтовом ящике, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных задачах. Если вы решите разобраться с этим в начале часа, сосредоточьтесь в первую очередь на ответах на любые срочные электронные письма, а затем сделайте все остальное.

Применяя эти методы на практике, вы скоро сможете полностью контролировать свой почтовый ящик. Если это уже беспорядок, выделяйте полчаса в день, чтобы разбирать электронные письма, которые у вас уже есть, и определять, важны они или нет. Отвечайте тем, кому это нужно, удаляйте тех, кому это не нужно.

Это может занять немного времени, но фильтры, назначенные почтовые ящики и другие инструменты помогут вам достичь нулевого почтового ящика — и вы узнаете, какие методы лучше всего помогут вам оставаться там.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.