Как доски Todoist Kanban могут повысить производительность

Todoist — один из самых функциональных онлайн-сервисов, который позволяет вам работать максимально продуктивно в ограниченное время.

Хотя мы ранее обсуждали использование Todoist вместе с методологией Getting Things Done (GTD), многие люди не осознают, что Todoist позволяет размещать списки с помощью досок Канбан.

В этой статье мы покажем вам, как использовать доски Kanban в Todoist, и как это может еще больше улучшить ваше управление временем и продуктивность.

Как использовать доски Канбан в Todoist

Если вы раньше использовали Trello, то знаете, насколько полезен подход канбан-списков. Он позволяет вам разложить каждую фазу проекта или процесса в отдельных списках. Затем вы можете перемещать элементы из этого рабочего процесса по процессу по мере завершения каждой задачи по элементу.

Каждый проект в Todoist использует формат макета, который вы выбираете при первом создании проекта. По умолчанию используется формат списка, к которому вы, вероятно, привыкли, если какое-то время использовали Todoist.

Чтобы создать свою первую доску Канбан, вам нужно создать новый проект. Рядом с «Проекты» в левом меню выберите значок плюса.

В диалоговом окне «Добавить проект» после того, как вы зададите имя и цвет, просто измените вид на «Доска». Выберите Добавить.

Это создаст новый проект в левом меню. Но теперь, вместо использования формата списка, вы увидите, что проект построен с использованием формата доски Канбан.

Сначала это не будет похоже на доску, потому что вам нужно будет построить ее, определив «секции».

Прежде чем вы начнете это делать, важно подумать о рабочем процессе или «шагах» вашего проекта.

Как разложить доску Канбан вашего проекта

Обдумайте план своего проекта. Или, если вы создали эту новую доску Канбан для домашнего проекта, подумайте о шагах, которые вам нужно будет пройти от начала до конца вашего проекта.

В этом примере мы собираемся построить доску для создания нового веб-сайта. Обдумывая более крупные этапы этого проекта, мы создадим разделы для каждого из них.

• Подготовка учетных записей и ресурсов для создания сайта
• Весь процесс создания веб-сайта
• Получение бизнес-финансов и открытие интернет-магазина
• Подготовка маркетинга и рекламы
• Запуск сайта

Помня об этих основных этапах вашего проекта, назовите каждый из разделов как-нибудь описательно.

Заполните поле заголовка под каждым разделом и выберите Добавить раздел.

Продолжайте это делать для каждого шага или основной области вашего проекта. Это не обязательно должны быть фактические шаги в проекте. Но они должны содержать все основные направления в логическом, понятном для вас виде.

Когда вы закончите, ваша пустая доска Канбан в Todoist должна выглядеть, как показано ниже.

Пришло время заполнить доску мелкими элементами в плане проекта. Думайте об этом как о подпроектах, которые объединяют основные этапы.

Чтобы добавить это в раздел, просто выберите Добавить задачу, чтобы добавить эту карточку подпроекта.

Пока не нужно добавлять какие-либо детали. Сейчас вы просто обрисовываете проект и основные шаги. Вы сможете добавлять дополнительные элементы позже, когда они появятся. Позже вы также сможете добавлять подсписки и расписания для каждого из них.

Просто выберите Добавить задачу, когда закончите называть каждую из них. Когда вы закончите, у вас должна быть предварительная доска, содержащая весь ваш первоначальный план проекта.

После того, как вы настроили все эти подпроекты, вы готовы погрузиться в каждый из них и разбить их на более конкретные задачи.

Работа с настольными картами Todoist Канбан

Если вы выберете каждую из этих карточек подпроектов, вы увидите все, что вы можете настроить для их планирования.

Самое главное, вы можете разбить их на подзадачи. Для этого выберите Добавить подзадачу.

Запишите задачу в поле описания. Выберите Расписание, если вы готовы внести задачу в свой календарь, или можете оставить ее для планирования позже.

Щелкните значок комментария справа от задачи, чтобы добавить любые комментарии или заметки, которые помогут вам, когда вы начнете работать над этой задачей.

Когда вы закончите настройку задачи, просто выберите Добавить задачу.

После того, как вы настроите все задачи, ваш подпроект должен быть хорошо спланирован.

Выберите вкладку Комментарии, чтобы добавить любые примечания или комментарии, относящиеся к задаче, которые вы хотите включить. Они применяются ко всему подпроекту в целом, а не к какой-либо из подзадач.

Если вы работаете в команде, вкладка «Активность» пригодится, потому что вы можете увидеть, кто над чем работает и когда.

Как видите, подход Todoist Kanban позволяет планировать и организовывать весь проект, используя меньше места и в более логичном формате.

Использование Канбан для GTD

И последнее, чего стоит коснуться, — это использование макета Канбан для подхода GTD к тайм-менеджменту.

Использование досок Todoist Kanban для этого адаптировано для рабочих процессов GTD. Это потому, что в идеале в GTD у вас будет проект, настроенный на следующие временные рамки:

• Цели
• Рутины
• Долгосрочный / На удержании
• Следующий месяц
• Этот месяц
• Следующая неделя
• На этой неделе

Вы можете настроить доску Канбан в Todoist, указав «Эта неделя» в крайнем левом углу, а затем все остальные временные рамки, перетекающие в нее. Это будет выглядеть примерно так.

Теперь добавьте задачи в список правильных временных рамок, перемещая их справа налево по мере приближения к тому моменту, когда вы собираетесь назначить их себе.

Затем вы можете просто назначить срок выполнения, добавляя их в эту неделю, и добавить этот элемент в свое расписание во время еженедельного планирования.

Как видите, доски Todoist Канбан полезны для многих вещей и дают более целостное представление обо всем вашем плане или расписании. Независимо от того, как вы хотите использовать его, планирование времени GTD или планирование проекта, доски Kanban стоит попробовать.