Как использовать функцию обзора для отслеживания изменений в документах Word

Microsoft Office Word предлагает Функция обзора, что позволяет отслеживать изменения в документе. В этом руководстве мы рассказываем, как можно использовать Функция обзора или же Отслеживать изменения функция в Microsoft Word.

Функция просмотра или отслеживания изменений в Word

Я сломал Функция обзора разделил на несколько разделов и объяснил, чем полезен каждый из них:

1. Включить отслеживание изменений
2. Просмотр и комментирование
3. Просмотреть изменения
4. Принятие и отклонение изменений
5. Завершение работы над документом
6. Объединение комментариев и изменений в один документ
7. Сравните два документа без отслеживания

Объединение и сравнение документов – это дополнительные функции, которые необходимо использовать в разных сценариях.

1]Включить отслеживание изменений

Перед отправкой документа, который будет проверяться, обязательно включите Отслеживать изменения особенность. После включения изменения, внесенные любым из рецензентов, будут записаны с их именем. Эти изменения могут быть одобрены или отклонены другим лицом. Эта функция также предлагает способ заблокировать отслеживание изменений, чтобы никто не мог ее отключить. Давайте узнаем их обоих.

• Убедитесь, что документ готов к рассмотрению.
• Откройте документ и перейдите в Раздел обзора> нажмите “Отслеживать изменения”, а затем нажмите на Отслеживать изменения снова меню.
• После включения вы должны заметить, что кнопка имеет серый фон.
• Далее нажмите на Заблокируйте отслеживание и введите пароль, подтвердите и нажмите ОК.
• После этого функция отслеживания изменений будет отключена для вас или кого-либо еще, если она не отключена повторным использованием того же пароля.

Примечание: Если вы потеряете или забудете пароль, Microsoft не сможет его восстановить. Обязательно отметьте это где-нибудь в документе.

2]Просмотр и комментирование

После этого любые изменения, внесенные в документ, будут записаны независимо от того, где документ был опубликован и отредактирован. Вот как будут записываться изменения:

• Удаления отмечены зачеркиванием.
• Дополнения отмечены подчеркиванием
• Каждый автор получает свой цвет за изменения
• Выберите абзац или набор слов и нажмите кнопку комментария, чтобы добавить свои комментарии.

А красная горизонтальная линия будет отображаться рядом со строкой или абзацем, что упрощает идентификацию. Щелкните по нему, и все изменения и комментарии будут видны. Добавив к этому, вы можете дополнительно настроить цвета, нажав на стрелку в правом нижнем углу раздела “Отслеживание”.

Примечание: Даже если вы отключите отслеживание, в документе будут видны цветные подчеркивания и зачеркивание.

3]Просмотреть изменения

Предположим, что документ вернулся к вам после просмотра, и вам нужно найти все изменения и комментарии. Идти к Рассмотрение > Отслеживание > Показать для обзора.

• Перейдите в раздел Обзор> отслеживание> изменить с Простая разметка к Вся разметка
• Если вы выберете Без разметки, то документ будет отображаться только как окончательная версия
• Если вы выберете Оригинал, вы можете просмотреть исходный документ без каких-либо изменений

4]Принятие и отклонение изменений

Если вас устраивает разница, нажмите «Принять» и переходите к следующему, но если вам это не нравится, нажмите «Отклонить» и переходите к следующему. Это отменит изменение предыдущей версии. Вы должны увидеть, что разница в отмечены подчеркиванием. У вас также есть возможность

• Принять все изменения в документе
• Отклонить все изменения в документе.

У вас также есть раздел комментариев, который поможет вам перемещаться по всем комментариям. Вы можете отвечать на комментарии, отмечать их как решенные после внесения изменений или удалять их.

5]Завершение работы над документом

Когда вы узнаете, что все готово, выполните следующие действия, чтобы удалить все видимые пометки и комментарии.

• Удалите все комментарии, нажав «Комментарии»> «Удалить»> «Удалить все комментарии».
• Нажмите “Принять все изменения” и прекратите отслеживание.
• Вас могут попросить ввести пароль, если отслеживание заблокировано.

Сделано это, функция просмотра в документе Office Word завершена. Однако есть еще две функции, которые мы добавили в руководство. Они могут пригодиться в другом сценарии.

6]Объединяйте комментарии и изменения из разных документов в один документ.

Если вы передали документ на рецензирование нескольким пользователям, вы можете объединить их в один окончательный документ для рецензирования.

1. Откройте пустой документ Microsoft и перейдите в Обзор> Сравнить> Объединить
2. Выберите два документа: оригинал слева и отредактированный справа.
3. Нажмите ОК и повторите для всех документов, пока не закончите.

Изменения, внесенные авторами, будут отображаться разными цветами. Если вы хотите фильтровать по автору, вы можете нажать «Показать разметку»> «Определенные люди» и удалить авторов, которые вам не нужны.

При этом обязательно используйте Функция защиты заблокировать авторов и установить ограничения на редактирование. Это полезно, когда документ доступен в общем месте.

7]Сравните два документа без отслеживания

Наконец, если отслеживание не было включено и были внесены изменения, вы можете использовать инструмент «Сравнить», чтобы найти различия.

1. Откройте пустой документ и перейдите в Рассмотрение > нажмите на Кнопка сравнения, а затем щелкните Сравните еще раз.
2. Появится аналогичное диалоговое окно, в котором вы можете выбрать исходный документ, исправленный документ, имя автора и т. Д.
3. Вы также можете сравнить комментарии, верхние и нижние колонтитулы, таблицы и многое другое.

На этом мы завершаем наше руководство о том, как использовать функции обзора для отслеживания, комментирования и сравнения в Microsoft Word. Это мощный инструмент для компаний, где документы проверяются на разных уровнях.

Я надеюсь, что руководство было легким для понимания и следования.