Как использовать представление временной шкалы Google Sheets для управления проектами

Если вы находитесь в середине планирования проекта, представление временной шкалы в Google Sheets может помочь вам не сбиться с пути. Возьмите данные своего проекта и поместите их на простую временную шкалу, которая включает карточки для задач с датами выполнения и продолжительностью.

Вы можете включить описания задач и цветовое кодирование. Затем просмотрите свою временную шкалу по неделям, месяцам, кварталам или годам, чтобы получить наилучшее изображение. Вот как настроить и использовать временную шкалу проекта Google Sheets.

Доступность просмотра временной шкалы

Чтобы использовать представление временной шкалы, у вас должен быть один из версии Google Workspace. К ним относятся Essentials, Business Starter, Standard и Plus, Enterprise Essentials, Starter, Standard и Plus, Education Fundamentals, Standard и Plus, а также Frontline.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Настройте данные проекта

Хотя не существует обязательного способа настроить ваши данные для использования представления временной шкалы, есть рекомендуемые столбцы, и вам необходимо иметь хотя бы один столбец с датами.

Если вы используете формулы Google Sheets для определения даты начала или окончания, просто убедитесь, что результаты отформатированы как даты.

Чтобы максимально использовать временную шкалу, попробуйте включить следующие столбцы:

  • Задача: укажите задачу или ее название.
  • Дата начала: добавьте даты начала для каждой задачи.
  • Дата окончания: чтобы просмотреть полную продолжительность задачи на временной шкале, укажите даты окончания.
  • Описание: При необходимости включите дополнительные сведения о каждой задаче.
  • Продолжительность: добавьте промежуток времени между датами начала и окончания для задач проекта. Вы можете использовать дни или часы, минуты и секунды.

Чтобы получить помощь в извлечении данных из другой электронной таблицы, ознакомьтесь с нашими руководствами по импорт данных в ваш лист или для преобразование вашей книги Excel в Google Sheets.

Создайте временную шкалу

После того, как вы настроили свои данные, вы можете создать временную шкалу. Если вы хотите внести коррективы в данные, вы все равно можете это сделать, и временная шкала обновится автоматически.

  1. Выберите данные, которые вы хотите использовать для временной шкалы, включая заголовки для вышеуказанных столбцов.
  2. Перейдите на вкладку «Вставка» и выберите «Шкала времени».

  1. Когда откроется окно «Создать временную шкалу», подтвердите или отредактируйте диапазон данных и нажмите «ОК».

Затем вы увидите новый лист, добавленный в вашу книгу с надписью «Временная шкала 1», которая выглядит аналогично Диаграмма Ганта.

Оттуда вы можете использовать разные представления, раскрашивать карты и группировать задачи на временной шкале.

Используйте представление временной шкалы

Когда временная шкала откроется, вы должны увидеть боковую панель настроек, открытую справа, в то же время. Если нет, выберите «Настройки» в правом верхнем углу. Здесь вы можете выбрать необходимые столбцы и необязательные поля.

Выберите столбцы для даты начала, даты или продолжительности окончания и названия карты.

Вы также можете выбрать столбцы для необязательных полей в нижней части боковой панели:

  • Цвет карты: если вы хотите раскрасить свои карты, выберите столбец, на котором будет основан цвет.
  • Сведения о карточке: здесь можно выбрать столбец «Описание», чтобы отобразить сведения о задаче.
  • Группа карт: сгруппируйте свои задачи по столбцу, например по началу, концу или продолжительности, если хотите.

Просмотры временной шкалы

Как уже упоминалось, вы можете просматривать свою временную шкалу на различных таймфреймах. В верхней части используйте раскрывающееся меню, чтобы выбрать дни, недели, месяцы, кварталы или годы.

Справа используйте следующие раскрывающиеся списки, чтобы выбрать удобный или сжатый вид или увеличить временную шкалу.

Детали карты

В зависимости от вида, который вы выбрали для просмотра временных шкал, вы можете не увидеть все детали на карточках задач. Просто выберите карту на временной шкале, и справа откроется боковая панель сведений о карте.

Оттуда вы увидите данные в каждом из столбцов. Чтобы закодировать карту цветом, выберите цвет в раскрывающемся списке. Чтобы использовать собственный цвет, выберите «Настроить», чтобы открыть палитру.

Если вам нужно внести изменения в реквизиты карточки (задачи), выберите «Редактировать данные» внизу боковой панели.

Затем вы будете перенаправлены к задаче в электронной таблице. Внесите изменения, и временная шкала будет обновляться в режиме реального времени.

Вы также можете изменить свои данные на листе в любое время, чтобы увидеть обновления на временной шкале.

Следить за задачей и быть в курсе событий стало проще благодаря представлению временной шкалы проекта в Google Таблицах. Вы можете просматривать вехи и задачи своего проекта, а затем делиться расписанием проекта с членами команды или заинтересованными сторонами.

Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с нашим пошаговым руководством по сортировке или фильтрации по цвету в Google Таблицах.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *