Как использовать раскрывающиеся списки Google Таблиц

При создании таблиц Google, которые необходимо заполнить другим людям, раскрывающийся список может упростить процесс ввода данных.

Вы можете извлечь элементы для своего раскрывающегося списка из другого диапазона ячеек или ввести их напрямую. Узнайте, как сделать и то, и другое, а также как изменить существующий раскрывающийся список.

Создавайте вручную раскрывающиеся списки в Google Таблицах

Самый быстрый способ создать Google Таблицы раскрывающийся список состоит из перечисления элементов в настройках проверки данных.

Сделать это:

  1. Выберите ячейку, в которой вы хотите создать раскрывающийся список. В меню выберите Данные, а затем выберите Проверка данных.

  1. Рядом с критериями выберите Список элементов.

  1. В поле рядом с этим выбором введите элементы, которые вы хотите включить в раскрывающийся список, через запятую.

  1. Нажмите кнопку «Сохранить», и вы увидите, что выбранная вами ячейка теперь имеет раскрывающийся список.

Параметры проверки данных

Следует отметить несколько важных настроек в окне «Проверка данных».

Если вы отмените выбор «Показывать раскрывающийся список в ячейке», стрелка раскрывающегося списка не появится. Однако, когда пользователь начнет печатать, появятся элементы списка.

Если в разделе «Недопустимые данные» вы выберете «Показать предупреждение», появится красный индикатор предупреждения. Это отображает сообщение, предупреждающее пользователя о том, что набранный элемент не соответствует чему-либо в списке.

Если вместо этого вы выберете «Отклонить ввод», Google Таблицы отклонят запись и заменит ее первым элементом раскрывающегося списка.

Если в разделе «Внешний вид» выбрать «Показать текст справки по проверке» и ввести текст в поле под ним, этот текст будет отображаться, когда пользователь выберет раскрывающуюся ячейку.

Создание раскрывающихся списков из диапазона Google Таблиц

Более того динамический путь Для создания раскрывающихся списков Google Таблиц необходимо использовать содержимое диапазона ячеек для заполнения списка.

Сделать это:

  1. Сначала создайте списки проверки в любом диапазоне ячеек. Они не обязательно должны быть в одной таблице. Вы также можете создавать и выбирать эти списки на других вкладках электронных таблиц.

  1. Затем выберите ячейку, в которой вы хотите создать раскрывающийся список. В меню выберите Данные, а затем выберите Проверка данных.

  1. На этот раз выберите «Список» из диапазона в раскрывающемся списке «Критерии». Затем выберите небольшой значок выбора сетки, чтобы открыть окно выбора диапазона.

  1. Выберите диапазон, который вы хотите использовать в качестве списка, и вы увидите, что текст диапазона появится в поле «Выберите диапазон данных».

  1. Нажмите OK, чтобы закрыть окно выбора и вернуться в окно проверки. Настройте остальные параметры раскрывающегося списка, которые вы хотите, а затем нажмите кнопку Сохранить, чтобы закончить.

  1. Теперь вы увидите, что данные диапазона отображаются в виде элементов раскрывающегося списка в выбранной вами ячейке.

  1. Продолжайте тот же процесс для любых других столбцов, которые вы хотите добавить в виде динамического раскрывающегося списка.

Использование диапазонов в качестве источника ваших данных — отличный способ обновлять электронные таблицы без необходимости вручную просматривать и обновлять каждый выпадающий список, который вы создали.

Интересные факты о раскрывающихся списках Google Таблиц

Выпадающие списки Google Таблиц, связанные с диапазонами, являются наиболее полезными, поскольку они значительно сокращают общее обслуживание вашей электронной таблицы.

Обновление нескольких ячеек с одним изменением диапазона

Это особенно верно, если у вас есть много ячеек, отображающих данные из одного диапазона элементов. Если вы хотите обновить или изменить эти элементы списка, вам нужно будет внести изменения только в одном диапазоне.

Даже если есть сотни ячеек с этими элементами списка, однократное обновление диапазона мгновенно обновит все эти раскрывающиеся ячейки.

Копирование проверенных ячеек для экономии времени

Вы также можете сэкономить время, копирование проверенных раскрывающихся ячеек в любые другие ячейки. Это экономит время, необходимое для повторного прохождения экранов проверки.

Копирование проверенных ячеек особенно полезно для списков выбора, таких как дни, месяцы, время и другие стандартные наборы данных.

Быстро удалить проверку ячейки

Предположим, вы не хотите, чтобы элементы списка включались в какую-либо ячейку. Вы можете быстро удалить их, щелкнув ячейку правой кнопкой мыши, выбрав «Проверка», а затем выбрав «Удалить проверку» в окне «Проверка данных».

Вы увидите, что стрелка раскрывающегося списка исчезнет из ячейки, и все элементы раскрывающегося списка исчезнут. Ячейка станет просто еще одной обычной ячейкой электронной таблицы.

Использование двойных раскрывающихся списков в Google Таблицах

Еще один полезный способ использования раскрывающихся списков Google Таблиц — это передавать информацию между листами. Вы также можете использовать эту технику для передачи информации между людьми.

Например, если у вас есть исходный лист, содержащий список задач, выполненных одной командой, вы можете создать вторую таблицу на основе этих выполненных задач.

Вы можете захотеть создать этот первый список на основе тех же динамических раскрывающихся списков, которые описаны в последнем разделе, а можете и не захотеть.

В любом случае выберите ячейку на листе, в которую вы хотите отправить завершенные задачи, в качестве другого раскрывающегося списка и откройте окно проверки, как описано в последнем разделе. Когда вы выбираете диапазон данных, переключитесь на эту исходную электронную таблицу задач и выберите весь столбец задач (включая пустые ячейки).

Теперь в целевой электронной таблице вы увидите, что данные из столбца задач загружены. Это означает, что ваша вторая команда может выполнять свои собственные задачи проекта на основе выполненных задач первой команды.

Первая группа может продолжить добавление недавно выполненных задач в исходную исходную электронную таблицу.

Поскольку вы включили пустые ячейки в исходный диапазон, эти новые уникальные задачи появятся в раскрывающемся списке второй команды.

Помните, что во втором раскрывающемся списке будут отображаться только уникальные задачи. Это не лучший способ передать определенные элементы строки из источника, но это отличный способ для второй команды увидеть все уникальные элементы, добавленные в электронную таблицу другими людьми.

Как вы будете использовать раскрывающиеся списки Google Таблиц?

Как видите, Google Таблицы предлагает множество способов извлечения информации из других ячеек для заполнения раскрывающихся списков. Или, если ваши потребности в вводе данных довольно просты, вы можете придерживаться ручного ввода элементов раскрывающегося списка, разделенных запятыми.

В любом случае у вас должна быть возможность сделать ввод данных для любой из ваших электронных таблиц настолько простым и легким, насколько это возможно.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *