Как найти расхождения в Excel

У вас есть электронная таблица Excel с огромными данными, и вы ломаете голову над тем, как найти расхождения? Несоответствие в Excel довольно распространено, независимо от того, являетесь ли вы экспертом или любителем. Только человек может ошибаться при вводе данных в лист Excel, и некоторые части могут пойти не так.

Ошибки, такие как отсутствие точки или неправильное написание, могут изменить весь вывод. К счастью, Microsoft Excel предоставляет набор встроенных инструментов, которые могут оказаться полезными для обнаружения несоответствий. В этом посте мы обсудим, как найти различия или несоответствия в Excel и получить чистую таблицу данных.

Что означает несоответствие в Excel?

Несоответствие в Excel возникает, когда в одних и тех же данных в базе данных есть несоответствие. Это означает, что вы должны были использовать другой формат для двух или более одинаковых данных в двух или более ячейках электронной таблицы. Например,

• Общий объем продаж моего бренда и компании = 587
• Общий объем продаж моего бренда и компании = 587

Как видите, период отсутствует во втором примере (общие продажи Co) по сравнению с первым (общие продажи Co). Это может показаться вам нормальным, поскольку вы уже знаете, что правильно, но компьютер не считает это подобным.

Точно так же расхождения в Excel могут также возникать из-за ошибок ввода, таких как пробел после значения, прописные или строчные буквы, повторяющиеся записи или несогласованное форматирование данных. Поэтому у нас есть это подробное руководство, чтобы объяснить, как легко находить расхождения в Excel.

Как найти расхождения в Excel

Прежде чем использовать какой-либо из приведенных ниже инструментов Excel для поиска различий в Excel, рекомендуется просмотреть электронную таблицу вручную. Вы можете использовать различные инструменты, такие как выделение или условное форматирование, чтобы выровнять данные в удобочитаемом виде. Затем вы можете сравнить строки или столбцы и найти любые несоответствия, такие как повторяющиеся записи, неправильное написание и т. д.

Если это не поможет, вы можете использовать следующие методы для поиска расхождений в Excel.

1. Используйте фильтр Excel, чтобы найти различия
2. Поиск расхождений в Excel с помощью условного форматирования
3. Выявление различий с помощью расширенных функций Excel
4. Обнаружение расхождений с помощью надстроек Excel

1) Используйте фильтр Excel, чтобы найти различия

Использование функции «Фильтр» — один из самых простых способов обнаружить расхождения в данных, особенно для листов Excel с большими данными и орфографическими ошибками. Здесь мы рассмотрим пример результатов теста класса 5. В столбце «Результаты» есть две категории «Пройдено» и «Не пройдено», и некоторые из них написаны неправильно.

Выберите весь столбец «Результат» и нажмите на функцию «Сортировка и фильтр» в правом верхнем углу.

Это создаст раскрывающийся список в столбце «Результат». Нажмите на нее и отмените выбор всех правильных данных, например, тех, которые написаны правильно (Fail/Pass). Нажмите OK, и в столбце «Результат» отобразятся только неверные данные. Теперь вы можете исправить их вручную.

2) Найдите расхождения в Excel с помощью условного форматирования

Условное форматирование помогает вам идентифицировать и сравнивать две или более строк или столбцов друг с другом, чтобы выявить несоответствующие данные. Самый быстрый способ найти разницу — выделить ячейки для повторяющихся или уникальных записей.

Однако вы также можете использовать другие правила, такие как правила «Верхний/нижний», «Гистограммы данных», «Цветовые шкалы» или «Наборы значков», чтобы найти расхождения в данных Excel.

3) Определите различия, используя расширенные функции Excel

Вы можете использовать функции ЕСЛИ и IS, чтобы помочь вам сравнить ячейки и обнаружить любые различия. Итак, здесь вы можете использовать функцию ЕСЛИ, чтобы узнать, какие ячейки идентичны и правильны (ИСТИНА), а какие неверны (ЛОЖЬ).

Кроме того, вы можете комбинировать функции ЕСЛИ и ЕСТЬ, такие как ЕЧИСЛО, ЕОШИБКА, ЕПУСТО и т. д., чтобы проанализировать заданное значение и вернуть ИСТИНА или ЛОЖЬ в зависимости от результата.

Вы также можете использовать функцию VLookUp, функцию HLookUp или функцию Match, чтобы найти любые несоответствия в Excel.

Читайте: Дополнительные советы и рекомендации по Microsoft Excel

4) Обнаружение расхождений с помощью надстроек Excel

Microsoft Excel предлагает список надстроек, которые помогут вам легко находить различия в Excel. Для этого щелкните вкладку «Файл» > «Дополнительно» > «Параметры» > «Параметры Excel» > «Надстройки» > «Управление» > «Надстройки COM» > «Перейти» > «Запрос электронной таблицы» > «ОК». Теперь вы можете использовать команду «Сравнить файлы» из Spreadsheet Inquire, чтобы сравнить две книги и выделить несоответствия для каждой ячейки.

Или вы можете использовать пакет анализа (надстройки Excel) для анализа и обнаружения расхождений в данных Excel.

Читать: Как управлять надстройками в Microsoft Office

Кроме того, вы также можете использовать инструмент сравнения Excel для сравнения листов Excel и поиска расхождений в наборе данных.

Как проверить корректность данных в Excel?

Когда у вас есть лист Excel, на котором другие пользователи могут вводить свои данные в заданном вами формате, вы используете проверку данных. Этот инструмент поможет вам исправить любые аномалии в данных, которые не соответствуют установленным правилам или введены в неправильном формате. В этом случае Excel запрашивает предупреждение об ошибке, что означает, что вам необходимо найти различия и исправить данные с помощью инструмента проверки данных.

Чтобы узнать больше о том, как применить проверку данных к ячейкам в Microsoft Excel, вы можете прочитать наш подробный пост.

Как найти несоответствие в столбце в Excel?

В то время как условное форматирование (как описано выше) может помочь вам легко найти несовпадающие данные, функция VLookUp позволяет сравнивать отдельные ячейки.

Если для сравнения столбцов в Excel используется уникальный оператор равенства, создайте новый столбец «Результат». Теперь в столбце «Результат» добавьте формулу для сравнения отдельных ячеек. Например, =I2=J2, и он вернет результат как False, если данные не совпадают. Для тех, которые совпадают, результат будет True.

Надеюсь, это поможет.