Как очистить электронные письма от удаленных элементов в группе Microsoft 365

Хотя мы предполагаем, что когда электронное письмо удаляется, оно исчезает навсегда, для групп Microsoft 365 все может быть по-другому. По словам пользователя, более 45 ГБ удаленных электронных писем не были автоматически очищены или удалены. Это только увеличило размер почтового ящика, хотя в папке «Входящие» были только основные электронные письма. В этом посте мы расскажем о нескольких методах, которые вы или ИТ-администратор можете использовать для очистки электронных писем от удаленных элементов или папок в группе Microsoft 365.

Как очистить электронные письма от удаленных элементов в группе Microsoft 365

Любой ИТ-администратор или учетная запись с привилегиями могут использовать четыре метода для очистки электронной почты. Вот список:

• Назначение политики хранения
• Используйте командлеты
• Используйте сценарий на основе EWS/Graph API.
• Удаление сообщений с помощью OWA

Прочитайте о каждом из них и используйте то, что лучше всего подходит для вас.

1]Назначьте политику хранения

Microsoft 365 предлагает политику хранения для управления данными организации, включая возможность сохранять, удалять или сохранять, а затем удалять содержимое. Согласно этому документация Майкрософтего можно настроить с помощью концентратора портала соответствия Microsoft Purview.

• Перейдите на портал соответствия требованиям Microsoft Purview.
• Выберите Управление жизненным циклом данных > Microsoft 365 > Политики хранения.
• Выберите «Новая политика хранения», чтобы запустить настройку «Создать политику хранения», и назовите ее.
• За Решите, хотите ли вы сохранить контент, удали это, или же обе страницыукажите параметры конфигурации для сохранения и удаления контента.
• Если вы выберете вариант «Удалить», вы сможете удалить его через определенный период времени или удалить сразу.

2]Используйте командлеты

Если у вас есть доступ к почтовому ящику, вы можете использовать команду ExchangePowerShell для просмотра удаленных элементов, а затем безвозвратно удалить их. Однако удаление не является простым, и вам необходимо использовать командлеты New-ComplianceSearch и New-ComplianceSearchAction. Предлагаем вам прочитать об этом подробно здесь.

После этого вы можете удалить электронные письма, используя следующие команды.

New-ComplianceSearchAction -SearchName «RecoverableItems» -Purge -PurgeType HardDelete

Вероятно, это не лучший выбор, учитывая количество элементов в папке, но он сработает. Эта команда может удалить десять элементов за одно выполнение; следовательно, вам нужно будет добавить его в скрипт и запустить с повышенными привилегиями.

3]Используйте скрипт на основе EWS или Graph API для очистки содержимого папки.

Вам нужно будет написать скрипт для очистки содержимого папки с помощью Веб-службы Exchange (EWS) API или API Microsoft Graph.

При использовании EWS сначала необходимо будет аутентифицировать ваш сценарий с помощью соответствующего API и получить токен доступа. Pots, что коду потребуется использовать метод FindItem для получения списка элементов в папке, а затем использовать метод DeleteItem для удаления каждого элемента.

Когда с помощью графического API, вам понадобится аналогичный подход. Вы можете использовать конечную точку элементов для получения списка элементов в папке и кнопку удаления для удаления каждого элемента.

4]Удалить из OWA

если у группы есть доступ к Outlook Web Access или OWA, вы можете удалить элементы с помощью веб-интерфейса.

• Войдите в OWA и откройте группу, из которой вы хотите удалить сообщения.
• Щелкните папку «Удаленные» на левой панели. Это отобразит список всех сообщений в папке «Удаленные».
• Вы можете удалить человека, выбрать несколько писем или выбрать все сообщения, а затем нажать кнопку «Удалить».
• Чтобы навсегда удалить электронные письма, вы должны очистить папку «Удаленные». Для этого нажмите кнопку «Очистить папку» в верхней части папки «Удаленные».

Заключение

Было бы лучше, если бы использовался метод политики воспроизведения, так как он будет продолжать работать в фоновом режиме, удаляя ненужное. Кроме того, политику можно применить к нескольким группам. Остальные методы будут зависеть от вашей ситуации и варианта использования.

Где хранятся групповые электронные письма 365?

В Microsoft 365 групповые сообщения электронной почты хранятся в почтовом ящике группы, специальном почтовом ящике, к которому имеют доступ все участники группы. Когда член группы отправляет электронное письмо группе, электронное письмо доставляется в почтовый ящик группы и становится видимым для всех участников группы. Вы можете получить к ним доступ через Outlook, OWA, приложение Teams или центр администрирования Microsoft 365.

Что такое группа Microsoft 365?

Группа Microsoft 365 — это рабочая область для совместной работы в наборе приложений Microsoft 365. Это позволяет пользователям общаться и сотрудничать, используя электронную почту, онлайн-встречи, хранилище файлов и другие инструменты. Функции включают групповую электронную почту, общий календарь, хранилище файлов, онлайн-встречи, мобильные приложения и так далее.