Как отслеживать изменения в Google Документах

Документы Google являются частью набора облачных инструментов для повышения производительности Google. Это упрощает совместную работу над документами и обменивается ими с другими. Мы покажем вам, как отслеживать изменения в Документах, чтобы вы могли видеть, что изменилось в последней версии.

Разница с отслеживанием изменений в Word

В Microsoft Word совместная работа с документами происходит последовательно. Один человек включает «Отслеживать изменения», работает с документом, заканчивает редактирование и отправляет документ следующему человеку для проверки. Этот человек может просматривать отслеживаемые изменения и вносить правки, создавая, таким образом, несколько версий одного и того же документа.

В Google Docs нет нескольких версий документа, только одна копия в облаке, которую могут редактировать одновременно несколько пользователей.

Если вы хотите узнать другие отличия, посмотрите Google Docs Vs. Microsoft Word — в чем различия?

Не забудьте поделиться своим документом

Если вы хотите отслеживать изменения в документе Google, чтобы другой человек мог их просмотреть, вам необходимо поделиться документом с этим человеком.

Чтобы поделиться документом с другим человеком:

  1. Нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу документа Google.

  1. Введите адрес электронной почты человека в разделе Добавить людей и группы.

  1. Когда вы закончите добавлять список людей, выберите их роль в правом раскрывающемся меню.

  1. Установите или снимите флажок, который уведомляет их о том, что вы поделились документом.

  1. При необходимости напишите пояснительную записку.
  1. Выберите Отправить.

Проверить историю редакций документа

Документы Google хранят историю документа с момента его создания. Поэтому, даже если вы забыли или не знали, как отслеживать изменения в своем документе Google, вы всегда можете найти их, используя историю изменений документа:

  1. Откройте свой Google Doc.
  2. Выберите «Файл»> «История версий»> «Просмотреть историю версий».

  1. На правой панели вы увидите время, дату и автора каждого сеанса редакции этого документа. Вы можете щелкнуть любой из них и увидеть изменения, внесенные каждым редактором.
  1. Щелкнув три вертикальные точки на любых автоматически созданных версиях, вы можете дать определенной версии имя или сделать копию как новый отдельный документ Google.

  1. Вы также можете восстановить документ до любой предыдущей версии, если кто-то внес в текст деструктивные изменения.

Использовать режим подсказок

Режим подсказок — это самая близкая функция для отслеживания изменений, которую вы найдете в Документах Google. Это особенно полезно, когда вас пригласили отредактировать документ, написанный кем-то другим.

Когда вы используете режим подсказок:

  • Вы увидите правки, сделанные другим цветом.
  • Вы также увидите эти изменения в виде комментариев в правой части документа.
  • Вы и другие редакторы можете обмениваться сообщениями чата по отдельным изменениям в этих пузырях комментариев.
  • Когда вы согласились на изменение, просто установите флажок, чтобы принять его, или нажмите X, чтобы отклонить его.

Вот пример того, как это выглядит:

Включить режим подсказок очень просто:

  1. Выберите раскрывающееся меню со значком карандаша.

  1. Выберите «Предложить» или нажмите эту зеленую кнопку с ярлыком для предложения при наведении курсора на страницу.

Теперь вы готовы вносить любые изменения в документ, которые хотите, без постоянного изменения текста.

Оставляйте комментарии для других пользователей

В дополнение к автоматическим предложениям вы также можете оставлять комментарии для других редакторов и авторов, чтобы дать больше контекста вашим предложениям.

Чтобы оставить комментарий:

  1. Откройте Google Doc.
  1. Выделите текст, который хотите прокомментировать, или поместите курсор в то место, где вы хотите оставить комментарий.
  1. Выберите «Вставить»> «Комментарий» или воспользуйтесь синим ярлыком «+», который появляется справа от страницы при наведении на него курсора.

  1. Введите свой комментарий и нажмите кнопку «Комментарий».

Помните, что вы можете пометить другие редакторы с помощью символа @. Вы также можете использовать функция живого чата если другие писатели находятся в сети одновременно с вами.

Загрузите документ в формате Word

Вы можете преобразовать предложения в отслеживаемые изменения, загрузив документ Google в виде документа Word. При открытии в Word предложения будут отображаться как отслеживаемые изменения с сохранением всех комментариев. Вот как это сделать:

Выберите Файл> Загрузить> Microsoft Word.

Примечание. Загруженный документ теперь не зависит от Google Doc в облаке. Никакие изменения, внесенные в этот документ, не будут отражены в облачной версии. Если вы хотите поделиться изменениями в документе Word, вам придется загрузить его как новый документ Google и поделиться им с нуля.

Мы не рекомендуем редактировать таким образом Word и Документы, поскольку это может занять много времени, вызвать проблемы с форматированием и привести к путанице. Хорошая альтернатива — использовать Microsoft 365, который включает аналогичные облачные функции и возможности совместной работы.

Никогда не теряйте трек снова

Теперь вы можете отслеживать изменения и делиться ими в Документах Google. Просто не забудьте поделиться этой статьей с любыми другими редакторами, работающими с вами над документом, поскольку все они должны активировать режим предложения независимо.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *