Как применить политику хранения общих почтовых ящиков в Office 365

Если вы хотите узнать, как применить политику хранения общих почтовых ящиков в Office 365, прочитайте этот пост. Политика хранения — это набор тегов хранения, которые определяют, как папки и отдельные элементы (например, электронная почта и голосовая почта) сохраняются в общем почтовом ящике в Office 365 перед архивированием или безвозвратным удалением. Многим бизнес-организациям требуется заблаговременно сохранять содержимое своих почтовых ящиков из соображений соответствия требованиям. Политики хранения помогают управлять рисками, связанными с потерей информации, которая может вызвать юридические осложнения.

Как применить политику хранения общих почтовых ящиков в Office 365

Чтобы применить политику хранения к общему почтовому ящику, необходимо создать теги хранения и новую политику хранения, прикрепить теги к политике, а затем применить политику к общему почтовому ящику.

Вот как вы можете применить политику хранения общего почтового ящика в Office 365:

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Войдите в Центр администрирования Exchange.
Создайте личные теги хранения.
Создайте новую политику хранения.
Прикрепите личные теги к политике хранения.
Примените политику хранения к общему почтовому ящику.

Давайте посмотрим на это подробно.

1]Войдите в Центр администрирования Exchange

Войдите в Центр администрирования Exchange (используя свои учетные данные администратора.

Совет. Используйте браузер в приватном режиме/режиме инкогнито для доступа к учетной записи администратора Exchange. Это предотвратит автоматический выбор браузером ваших текущих учетных данных во время перехода на сайт.

2]Создайте личные теги хранения

Тег хранения может быть одного из следующих трех типов:

Тег политики по умолчанию (DPT) — применяется автоматически ко всему почтовому ящику.
Тег политики хранения (RPT) — автоматически применяется к папке по умолчанию (Входящие, Отправленные и т. д.) и
Персональный тег — применяется пользователями вручную к отдельным элементам и папкам.

Используя личный тег, вы можете создать исключение для тега политики по умолчанию или тега политики хранения. Например, если в DPT указано удалить все элементы через 5 лет, вы можете создать исключение для «уведомлений», которые будут удалены через 7 дней, используя личный тег.

Чтобы создать личный тег, следуйте этим инструкциям:

Нажмите на управление соответствием на левой панели панели управления Exchange Admin Center.
Затем нажмите на вкладку «Теги хранения» в верхней части страницы.
Вы увидите список существующих тегов хранения. Нажмите на значок плюса (+) в верхней части этого списка.
Выберите примененные пользователями к элементам и папкам (личные) в раскрывающемся списке.
Введите Имя, Действие по хранению и Срок хранения для тега в окне нового тега, применяемого пользователями к элементам и папкам (личным).
Нажмите кнопку Сохранить.

Точно так же вы можете создать дополнительные теги, которые будут прикреплены к политике вашего общего почтового ящика.

Читайте также: В чем разница между Microsoft Office и Microsoft 365?

3]Создайте новую политику хранения

Перейдите на вкладку политик хранения, которая отображается в верхней части страницы управления соответствием требованиям. Вы увидите список существующих политик.
Щелкните значок плюса (+), чтобы создать новую политику.
Введите подходящее Имя для политики.
Прикрепите к политике один или несколько тегов (как описано в следующем разделе).
Нажмите кнопку Сохранить.

Читайте также: Установите Консоль управления групповыми политиками в Windows 11/10.

4]Прикрепите личные теги к политике хранения.

В окне политики хранения щелкните значок плюса (+). Откроется окно выбора тегов хранения со списком доступных тегов.
Выберите личные теги, которые вы создали, и нажмите кнопку «Добавить».
Затем нажмите на кнопку ОК.

5]Примените политику хранения к общему почтовому ящику.

На левой панели вашей учетной записи администратора Exchange нажмите на получателей.
Затем нажмите на общую вкладку вверху. Вы увидите список существующих общих почтовых ящиков.
Дважды щелкните общий почтовый ящик, к которому вы хотите применить политику.
Нажмите на функции почтового ящика на левой панели.
Выберите политику в раскрывающемся списке Политика хранения.
Нажмите кнопку Сохранить.

Заметки:

Только администраторы могут создавать и применять политики хранения к общим почтовым ящикам в Office 365.
Чтобы к ним можно было применить политики хранения, необходимо иметь не менее 10 МБ данных в почтовых ящиках.
Политика хранения обычно вступает в силу в течение 7 дней.
Вы можете создать один или несколько тегов хранения, но одновременно применять к почтовому ящику только одну политику хранения. Поэтому свяжите все теги, которые вы хотите применить к почтовому ящику, с одной политикой хранения.

Да. Вы можете применить политику хранения к общему почтовому ящику, используя параметр функций почтового ящика. Его можно найти, дважды щелкнув общий почтовый ящик на общей вкладке в разделе получателей в центре администрирования Exchange. Имейте в виду, что к почтовому ящику одновременно может быть применена только одна политика. Итак, вам нужно связать все необходимые теги с единой политикой, которую вы собираетесь применить к почтовому ящику.

Как изменить политику хранения по умолчанию в Office 365?

Политика хранения по умолчанию, также известная как политика MRM (управление записями сообщений), представляет собой набор тегов политики по умолчанию, которые автоматически применяются к новому почтовому ящику в Office 365. Вы можете изменить эту политику, если у вас есть права администратора. Для этого войдите в свою учетную запись центра администрирования Exchange и перейдите к управлению соответствием > политикам хранения. Затем выберите «Политика управления записями сообщений по умолчанию» и щелкните значок редактирования (карандаш), который отображается в верхней части списка политик хранения. Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить.

Как применить политику хранения в почтовом ящике Office 365?

Вы можете применить политику хранения к одному или нескольким почтовым ящикам в Office 365 с помощью центра администрирования Exchange. Чтобы применить политику хранения к одному почтовому ящику, перейдите в раздел Получатели > Почтовые ящики. Затем выберите нужный почтовый ящик и нажмите на значок редактирования вверху. Нажмите на Функции почтового ящика слева. Выберите политику хранения в раскрывающемся списке и нажмите кнопку «Сохранить». Чтобы применить политику хранения к нескольким почтовым ящикам, выберите несколько почтовых ящиков с помощью клавиши Shift или Ctrl. Затем выберите Дополнительные параметры > Политика хранения > Обновить. После этого выберите нужную политику в Bulk Assign Retention Policy и нажмите на кнопку Сохранить.