Как создать список рассылки в Outlook

Если вы используете Outlook для общения со своими коллегами, вы, вероятно, хотели бы неоднократно отправлять электронные письма определенной группе, членство которой часто меняется. Например, вам может потребоваться каждый день отправлять электронные письма всем представителям службы поддержки клиентов, но из-за высокой текучести список может часто меняться.

Вы можете вводить имя или адрес электронной почты каждого человека вручную каждый раз, когда отправляете электронное письмо, но быстро это может стать громоздким по мере увеличения группы. Более того, вы также рискуете непреднамеренно забыть кого-то, что может привести к офисной драме. Вот где на помощь приходит список рассылки или контактная группа!

По большей части термины «контактная группа» и «список рассылки» взаимозаменяемы. Microsoft начала использовать фразу «контактная группа», по-видимому, потому, что она немного более интуитивна, чем «список рассылки».

Однако существует реальное различие между ними в организациях, использующих Microsoft 365. Администраторы Microsoft 365 могут преобразовать существующие списки рассылки Outlook в «Группы», что, в свою очередь, дает членам группы доступ к общим библиотекам и пространствам для совместной работы, таким как Microsoft Команды, Yammer и Планировщик.

Хотя ваш ИТ-отдел, вероятно, управляет списками рассылки Outlook вашей организации — особенно ужасным и часто плохо обслуживаемым списком всего персонала, вы все равно можете создавать свои собственные группы контактов в Перспективы.

Ниже мы расскажем, как создавать группы контактов в Outlook как для версии браузера, так и для настольного приложения.

Как создать контактную группу в Outlook Online

Создать группу контактов в браузерной версии Outlook очень просто.

  1. Войдите в свою учетную запись на странице outlook.com или выберите Outlook в средстве запуска приложений, если вы уже вошли в Microsoft 365. Если вы не видите Outlook в списке приложений (а вы его увидите), выберите «Все приложения».

  1. На левой панели в разделе «Группы» выберите «Новая группа».

  1. Во всплывающем окне дайте вашей новой группе имя и описание и выберите «Создать». (Если ваша организация включила это, вам может быть предложено создать адрес электронной почты для группы. В этом случае, для простоты использования, попробуйте сделать адрес электронной почты идентичным имени группы.)

  1. Теперь добавьте участников в группу. Ищите людей по имени или по адресу электронной почты. Выберите результат поиска для человека, которого вы хотите добавить в группу, и он появится в разделе «Этот человек будет добавлен».

  1. Повторяйте шаг 4, пока не добавите в группу всех, кого хотите. Затем нажмите кнопку «Добавить».
  2. Выберите «Закрыть».
  3. Отправьте электронное письмо группе, которую вы создали, выбрав Новое сообщение.

  1. В поле «Кому» начните вводить имя созданной группы и выберите ее из появившегося списка.

Очень просто. Но что, если вам нужно добавить или удалить людей из группы? Читать дальше.

Как редактировать контактную группу в Outlook Online

Microsoft упростила редактирование группы контактов, даже не выходя из Outlook Online. Некоторые шаги могут немного отличаться в зависимости от того, как ваша организация настроила Microsoft 365, но приведенные ниже шаги должны помочь вам в этом.

  1. На левой панели в разделе «Группы» выберите группу, которую нужно отредактировать.
  2. В записи этой группы щелкните значок Еще (три точки / многоточие).

  1. Выберите «Настройки». (В зависимости от того, как Outlook настроен для вашей организации, вы можете увидеть вариант Добавить участников прямо с помощью значка «Дополнительно».)

  1. На панели «Параметры группы», которая появляется справа, выберите «Изменить группу».

  1. Выберите вкладку «Члены».
  2. Оттуда вы можете добавлять участников или удалять их из группы, щелкнув значок X рядом с записью человека, которого вы хотите удалить.

  1. Если вы добавили участников в группу, нажмите кнопку «Добавить». В противном случае выберите «Закрыть».

Другой способ редактирования групп контактов в Outlook Online

В зависимости от того, как настроен Outlook, вы также можете редактировать группы контактов, выполнив следующие действия:

  1. Перейдите в раздел «Люди» Outlook (справа от значка календаря).

  1. На левой панели в разделе «Группы» выберите «Владелец», чтобы отобразить созданные вами группы.

  1. Выберите из списка группу, которую хотите отредактировать.
  2. Выберите Управление участниками группы.

  1. Оттуда вы можете добавлять или удалять существующих участников, выбирая X рядом с записью.

Как создать контактную группу в настольном приложении Outlook

Создать группу контактов в настольной версии Outlook еще проще, чем в онлайн-версии.

  1. Запустите Outlook и щелкните значок «Люди» в нижнем левом углу (где вы переключаетесь между электронной почтой, задачами, людьми и календарем).

  1. Затем на панели инструментов выберите «Новая контактная группа». (Если ваша организация использует Microsoft 365, вы также можете увидеть кнопку «Новая группа». В наших целях мы будем использовать «Новая контактная группа» для упрощения групповой рассылки электронных писем.)

  1. В появившемся окне «Контактная группа» дайте своей контактной группе имя, затем выберите «Добавить участников» и выберите, откуда вы хотите получить новых участников. Возможные варианты: «Из контактов Outlook», «Из адресной книги» или «Новый контакт электронной почты».

  1. Один за другим ищите людей, которых хотите добавить в группу контактов. Убедитесь, что их запись выделена, и нажмите кнопку «Члены» (или дважды щелкните их запись), чтобы добавить их. Когда вы закончите, нажмите ОК.
  2. Закройте окно и обязательно ответьте Да, если будет предложено сохранить изменения.
  3. Теперь, когда вы отправляете новое электронное письмо, вы можете ввести имя группы контактов в поле Кому. Ваша контактная группа будет добавлена. При желании вы можете расширить список группы, и Outlook заменит список своими участниками. Однако будьте осторожны, вы не сможете снова свернуть список.

Группы контактов отображаются как записи в адресной книге Outlook, поэтому вы сможете найти их в этом алфавитном списке.

Как изменить группу контактов в приложении Outlook для ПК

Теперь давайте отредактируем существующую группу контактов в настольной версии Outlook.

  1. Запустите Outlook и щелкните значок Люди в нижнем левом углу.
  2. Найдите и выберите группу, которую хотите отредактировать, в своем списке контактов.
  3. На панели справа выберите Изменить. Это вернет вас туда, где вы можете управлять группой, добавляя и / или удаляя участников.

Независимо от того, используете ли вы онлайн-версию Outlook или настольное приложение, определенно стоит потратить несколько минут на создание списков рассылки Outlook, которые вы будете использовать неоднократно. Вы будете рады, что сделали.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *