Как создать выпадающий список в Excel

Использование раскрывающегося списка в Excel может значительно сократить время, необходимое для ввода данных в электронную таблицу. К счастью, в Excel очень легко создать раскрывающийся список.

Для этого есть несколько способов, от простых до сложных. Все способы сделать это вы узнаете из этой статьи.

Создание раскрывающегося списка в Excel: простой метод

Самый простой способ создать раскрывающийся список в Excel — ввести его вручную. Это идеально подходит для ситуаций, когда вам нужен только раскрывающийся список в одной ячейке, и вам не нужно часто его обновлять.

Например, если вы отправляете людям файл, в котором хотите, чтобы они заполнили некоторые поля, и в одном поле есть простой список вариантов, этот метод идеален.

Чтобы создать раскрывающийся список простым методом:

  1. Выберите ячейку или ячейки, в которых вы хотите создать свой список.

  1. Выберите «Данные» в меню и выберите «Проверка данных» на ленте.

  1. Откроется окно проверки данных. Выберите раскрывающийся список под Разрешить и выберите Список.

  1. Это позволяет вам вводить элементы, которые вы хотите в свой список, вручную. Просто введите каждый элемент в поле «Источник», разделив каждый элемент запятыми.

  1. Выберите ОК. Теперь вы увидите, что рядом с выбранной ячейкой есть стрелка раскрывающегося списка. Выбрав эту стрелку, вы увидите, что все введенные вами элементы включены в этот список.

Хотя это самый быстрый способ создания раскрывающегося списка в Excel, его также сложнее всего поддерживать. Для изменения списка необходимо вернуться к настройкам проверки и обновить поле «Источник».

Если вы создадите много таких выпадающих списков в Excel, их изменение может занять много времени. Вот почему важно использовать этот метод только для отдельных ячеек и для списков, которые вы не ожидаете изменять.

Создание раскрывающегося списка в Excel: использование диапазона

Если вам нужно более гибкое решение, вы можете выбрать элементы для своего списка из ряд других ячеек в Excel.

Сделать это:

  1. Сначала перечислите все элементы, которые вы хотите включить в свой список, в любой столбец ячеек. Вы можете ввести их в текущую электронную таблицу или на любой другой лист.

  1. Повторите описанный выше процесс, чтобы выбрать ячейку и открыть окно проверки данных. Установите в поле Разрешить значение Список. На этот раз вместо того, чтобы вводить что-либо в поле «Источник», щелкните значок стрелки вверх справа от этого поля. Это опция выбора диапазона, которая позволяет вам выбрать поле, из которого вы хотите извлечь элементы списка.

  1. Вы увидите, что окно проверки данных сворачивается, и вы можете увидеть весь лист. Перетащите указатель мыши вниз по всему диапазону ячеек, который включает все элементы списка, которые вы хотите включить. Когда вы это сделаете, щелкните значок стрелки вниз справа от поля выбора. Это снова развернет окно проверки данных.

  1. Вы увидите, что выбранный диапазон теперь отображается в поле «Источник». Просто нажмите ОК, чтобы принять эти настройки.

  1. Теперь, когда вы выбираете стрелку раскрывающегося списка справа от ячейки, которую вы настроили как раскрывающийся список, вы увидите все элементы, включенные из только что выбранного диапазона.

Хорошая вещь в этом подходе заключается в том, что вы можете изменить любой из элементов в этом списке, просто изменив любую ячейку в диапазоне. Любое изменение, которое вы сделаете там, обновит каждый выпадающий список, который вы создали, в котором вы выбрали этот диапазон в качестве источника.

Этот метод лучше всего подходит, если вы хотите форматировать много ячеек в раскрывающийся список, используя те же элементы списка. Вы можете настроить содержимое одного диапазона для управления элементами всех этих списков, неважно, сколько их.

Добавление элементов в ваш список

Помимо изменения элементов в вашем диапазоне для обновления списков, вы также можете добавлять новые элементы. Вы не сможете добавить элемент в конец диапазона, потому что ваш выбор диапазона ограничен первой и последней выбранными вами ячейками.

Вместо этого вам нужно будет вставить новую запись где-нибудь в середине диапазона. Excel будет динамически обновлять ваш выбор диапазона в настройках проверки данных, чтобы включить новый диапазон, который вы увеличили на одну ячейку.

Сделать это:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в исходном диапазоне и выберите «Вставить» в раскрывающемся меню.

  1. В небольшом окне выбора выберите «Сдвинуть ячейки вниз» и нажмите «ОК». Это сдвинет все ячейки в диапазоне на одну вниз, вставив пустую ячейку там, где вы выбрали.

Введите новый элемент, который вы хотите добавить, в только что созданную пустую ячейку.

Теперь, когда вы выберете значок стрелки вниз справа от созданной ячейки раскрывающегося списка, вы увидите новый элемент, который вы только что добавили в диапазон.

Это простой способ добавить новые элементы в раскрывающийся список, но для этого требуется несколько дополнительных шагов. Это, конечно, не так просто, как просто добавить новый элемент в конец вашего диапазона.

Если вы хотите это сделать, вам просто нужно изменить способ настройки проверки данных для вашего диапазона. Вы можете узнать, как это сделать, в следующем разделе.

Динамическое добавление элементов в ваш список

Для более удобного способа добавления элементов в раскрывающийся список, просто вводя новый элемент в конце настроенного диапазона, вам необходимо использовать функцию СМЕЩЕНИЕ.

Выделив ячейку раскрывающегося списка, выберите «Данные» в меню и «Проверка данных» на ленте.

В окне проверки данных измените Источник на следующее:

СМЕЩЕНИЕ ($ E $ 1,0,0, COUNTA ($ E: $ E), 1)

Измените $ E $ 1 и $ E: $ E в формуле, чтобы использовать букву столбца, в который вы ввели свой список элементов. Нажмите OK, чтобы подтвердить эту новую конфигурацию проверки данных.

Вот как работает формула:

  • Аргументы 0 в функции OFFSET говорят ей не применять какое-либо смещение к столбцам или строкам.
  • Выходные данные функции COUNTA сообщают функции OFFSET высоту диапазона.
  • Функция COUNTA подсчитывает количество непустых ячеек в столбце, содержащем ваш диапазон.

Теперь, когда вы добавляете новое значение в этот столбец, параметр высоты функции OFFSET увеличивается на единицу, а функция OFFSET возвращает весь диапазон, обновленный для включения вашей новой записи.

Чтобы увидеть это в действии, просто добавьте новую запись в свой ассортимент. Щелкните стрелку раскрывающегося списка справа от раскрывающейся ячейки, и вы увидите, что ваша новая запись появится в раскрывающемся списке.

Имейте в виду, что вам может потребоваться использовать полосу прокрутки справа, если ваш список элементов длинный.

Удаление раскрывающегося списка в Excel

Наконец, если вы когда-нибудь захотите удалить раскрывающийся список из любой из ячеек, в которых вы его настроили, просто выберите эту ячейку и снова откройте окно проверки данных.

Измените раскрывающееся меню Разрешить на Любое значение и нажмите ОК.

Как только вы измените этот параметр, вы увидите, что ячейка вернется в нормальное состояние.

Создание раскрывающихся списков в Excel

Создать раскрывающийся список в Excel легко, и у вас есть множество вариантов на выбор. Выбор метода зависит от того, сколько ячеек вы планируете включить в один список элементов и насколько гибким вы хотите, чтобы список элементов был. Если вы планируете часто менять элементы списка, то обязательно используйте динамический подход.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *