Как создавать этикетки в Word из электронной таблицы Excel

Если вы хотите создавать и печатать этикетки любого типа, не ищите ничего, кроме Microsoft Word и Excel. Вы можете сохранить данные этикеток в Excel, а затем загрузить эти данные в Word для сохранения или печати этикеток.

В этом руководстве вы узнаете, как создать электронную таблицу этикеток в Excel, совместимую с Word, настроить этикетки, а также сохранить или распечатать их.

Введите данные для ваших этикеток в электронную таблицу Excel

Первым шагом является создание электронной таблицы Excel с данными ваших этикеток. Вы назначите соответствующий заголовок каждому полю данных, чтобы вы могли получать заголовки в Word.

В следующем примере мы создадим электронную таблицу со следующими полями:

• Имя
• Фамилия
• Адрес улицы
• Город
• Состояние
• Индекс

Чтобы начать создание электронной таблицы Excel:

1. Запустите Microsoft Excel на вашем компьютере с Windows или Mac и создайте новую электронную таблицу.
2. На экране электронной таблицы Excel выберите первую ячейку в первой строке и введите Имя.

3. Выберите первую ячейку в столбце B и введите фамилию. Аналогичным образом добавьте адрес, город, штат и почтовый индекс в первые строки столбцов C, D, E и F соответственно.
4. Теперь добавьте данные под каждый только что созданный заголовок. Ваша таблица должна выглядеть примерно так:

5. Когда вы закончите добавлять данные, сохраните свою электронную таблицу, выбрав «Файл» вверху.
6. Выберите Сохранить на левой боковой панели.
7. Выберите Обзор на панели справа.

8. Выберите папку для сохранения вашей электронной таблицы, введите имя вашей электронной таблицы в поле «Имя файла» и выберите «Сохранить» в нижней части окна.

9. Закройте окно Excel.

Теперь ваша электронная таблица Excel готова.

2. Настройте метки в Word.

Второй шаг – настроить размеры ваших ярлыков в Word. Вы можете выбрать один из нескольких предустановленных макетов этикеток. Вы даже можете создать свою собственную этикетку с нестандартными размерами, если хотите.

1. Запустите Microsoft Word на вашем компьютере с Windows или Mac и создайте новый пустой документ.
2. На экране редактирования документа выберите вкладку Рассылки на верхней панели инструментов.
3. На вкладке «Рассылки» выберите «Начать слияние», а затем выберите в меню «Ярлыки».

4. В открывшемся окне выберите поставщика этикеток из раскрывающегося меню Поставщики этикеток. Затем выберите тип этикетки из списка «Номер продукта» и, наконец, нажмите «ОК».

5. Если вы хотите создать собственную метку, нажмите кнопку «Новая метка» и укажите размеры метки в следующем окне.

6. Теперь ваш макет наклеек настроен, и оставьте этот документ открытым в Word.

3. Перенесите данные Excel в документ Word.

Теперь, когда ваши ярлыки настроены, импортировать данные, которые вы сохранили из электронной таблицы Excel в документ Word. Для этого не нужно открывать Excel.

Начать:

1. Пока ваш документ Word все еще открыт, выберите вкладку Рассылки вверху.
2. На вкладке «Рассылки» выберите «Выбрать получателей» и выберите «Использовать существующий список». Вы говорите Word, что хотите использовать предопределенный список для своих ярлыков.

3. В открывшемся окне проводника перейдите к папке, содержащей электронную таблицу Excel, созданную вами выше. Дважды щелкните электронную таблицу, чтобы импортировать ее в документ Word.

4. Word откроет окно выбора таблицы. Здесь выберите лист, содержащий данные этикетки.
5. Отметьте галочкой опцию Первая строка данных содержит заголовки столбцов и нажмите ОК.

4. Добавьте ярлыки из Excel в документ Word.

Теперь вы укажете поля, которые хотите использовать в своих ярлыках.

Для этого:

1. Убедитесь, что вы все еще находитесь в документе с этикетками в Word.
2. Выберите вкладку «Рассылки» вверху, а затем в разделе «Запись и вставка полей» выберите параметр «Блокировать адрес».

3. В открывшемся окне «Вставить блок адреса» нажмите кнопку «Сопоставить поля».

4. Word открывает окно Match Fields. Здесь убедитесь, что каждое поле в блоке “Обязательно для адреса” совпадает с соответствующим полем в вашей электронной таблице. Например, адрес 1 должен быть настроен на использование адреса из вашей электронной таблицы и т. Д.

5. Выберите ОК, чтобы закрыть окно.
6. Вернувшись в окно «Вставить блок адреса», вы можете предварительно просмотреть свою этикетку. Убедитесь, что этот предварительный просмотр представляет фактические ярлыки, которые вы хотите создать. Затем выберите ОК в нижней части окна.

7. В своем документе Word вы заметите, что первая метка теперь называется <>.
8. Выберите вкладку «Рассылки» вверху, а затем выберите «Обновить метки».

9. Теперь все метки в вашем документе должны содержать <>.

5. Создание наклеек из Excel в документе Word.

Word теперь имеет все данные, необходимые для создания ваших этикеток. Теперь вы закончите процесс, и Word отобразит фактические данные для каждой метки:

1. На вкладке «Рассылки» Word выберите «Завершить и объединить» и выберите в меню «Редактировать отдельные документы».

2. В открывшемся окне выберите Все и нажмите ОК.

3. Ваш документ Word теперь должен отображать все ваши ярлыки с их индивидуальными данными.

Теперь вы можете сохранить этот этикеточный документ, сгенерировать из него PDF-файл или физически распечатать документ (этикетки).

6. Сохранение ярлыков Word, созданных в Excel, в формате PDF.

Вам не нужно использовать сторонний инструмент для сохранения документа с этикеткой Word в формате PDF:

1. Выберите вкладку «Файл» в верхней части окна Word.
2. На боковой панели слева выберите Сохранить как.
3. Выберите Обзор на правой панели.

4. Выберите папку для сохранения PDF-файла, введите имя PDF-файла в поле «Имя файла», выберите PDF-файл в раскрывающемся меню «Тип файла» и выберите «Сохранить».

7. Печать этикеток Word, созданных в Excel

Вы можете печатать этикетки прямо из Word. Убедитесь, что ваш принтер подключен к вашему компьютеру при выполнении печати:

1. Выберите вкладку «Файл» в верхней части окна Word.
2. Выберите Печать на левой боковой панели.

3. Выберите принтер в меню «Принтер» на правой панели, а затем выберите «Печать» вверху.

И все готово.

Как вы можете видеть выше, Word и Excel помогают создавать практически все виды этикеток на компьютерах Windows и Mac. Если это помогло вам создать нужный тип этикеток в Excel, сообщите нам об этом в комментариях ниже.