Как создавать шаблоны электронной почты в новом Outlook

В этом посте мы покажем вам, как создавать шаблоны электронной почты в новом приложении Outlook для Windows 11.

В старой версии Outlook создание электронной почты или шаблонов сообщений включало составление электронного письма вручную, сохранение его как файла «Шаблон Outlook», а затем повторное открытие этого файла каждый раз, когда вы хотели его использовать. Однако новый Outlook упрощает этот процесс. Вместо сохранения и размещения внешних файлов шаблонов вы можете создавать, получать доступ и изменять шаблоны непосредственно в приложении.

Как сделать шаблоны в новом Outlook?

Функция «Мои шаблоны» в новом приложении Outlook позволяет создавать новые шаблоны электронной почты и сохранять их для будущего использования всего несколькими щелчками мыши. Эти шаблоны хранятся на боковой панели для быстрого доступа при написании новых писем. Это позволяет намного быстрее и проще вставлять заранее написанный контент в электронные письма без необходимости перемещаться по меню или управлять несколькими файлами.

Создавайте шаблоны электронной почты в новом приложении Outlook

Чтобы создать шаблон электронной почты в новом приложении Outlook для Windows, выполните следующие действия:

1. Создать новое письмо
2. Создайте шаблон в разделе «Мои шаблоны».
3. Сохраните шаблон в разделе «Мои шаблоны».

Давайте посмотрим на это подробно.

Откройте новое приложение Outlook и нажмите кнопку «Новая почта» в верхнем левом углу.

В окне нового сообщения создайте электронное письмо, которое хотите использовать в качестве шаблона. Включите заполнители везде, где это необходимо, для содержимого, которое вы будете менять при каждом использовании.

Затем щелкните значок «Приложения» на верхней панели действий.

Вы увидите «Мои шаблоны» в разделе «Надстройки». Нажмите «Мои шаблоны».

Появится боковая панель. Вы увидите несколько образцов шаблонов по умолчанию, предоставленных Outlook. Чтобы создать новый собственный шаблон, просто нажмите кнопку «+ Шаблон».

Вы увидите поля, в которые можно ввести «Название» шаблона и содержание сообщения. Скопируйте и вставьте свое сообщение из обычного окна электронной почты в редактор шаблонов. Шаблон сохранит все форматирование вашего электронного письма, поэтому вам не придется переделывать его, когда вы будете использовать его позже. Далее введите подходящее название шаблона и нажмите кнопку «Сохранить».

Альтернативно вы можете создать новый шаблон, введя «Заголовок» шаблона и содержимое сообщения непосредственно в редакторе шаблонов. Просто заполните необходимые поля и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы сохранить шаблон.

Примечания:

1. Ограничение размера шаблонов в приложении «Мои шаблоны» Outlook составляет 32 килобайта (КБ). Если содержимое превышает этот предел, вы получите сообщение об ошибке и шаблон не будет сохранен.
2. Название шаблона ограничено 32 символами, включая пробелы.
3. Содержимое может включать текст, гиперссылки и базовое форматирование (например, жирный шрифт, курсив и маркеры) наряду с изображениями. Однако расширенные параметры форматирования, такие как таблицы или встроенные медиафайлы (видео, вложения), не поддерживаются.
4. Шаблоны ограничены только содержимым тела сообщения. Вы не можете предварительно настроить такие поля, как «Кому», «Копия», «СК», «Тема», или добавить вложения.

Используйте шаблоны электронной почты в новом Outlook

После создания шаблона он появится на боковой панели «Мои шаблоны» для быстрого доступа. Вот как его использовать:

Начните с нажатия кнопки «Новая почта» в Outlook. В окне составления электронного письма щелкните значок «Приложения» на верхней панели действий и выберите «Мои шаблоны» в раскрывающемся меню.

Затем на боковой панели «Мои шаблоны» найдите шаблон, который хотите использовать, и щелкните его. Содержимое будет автоматически вставлено в черновик вашего электронного письма. Обновите все заполнители, указав сведения о получателях, внесите окончательные изменения, а затем отправьте электронное письмо как обычно.

Редактировать или удалять шаблоны электронной почты в новом Outlook

Чтобы изменить или удалить шаблоны электронной почты в новом Outlook, выполните следующие действия:

Начните с нажатия кнопки «Новая почта». В окне составления электронного письма щелкните значок «Приложения» на панели действий вверху и выберите «Мои шаблоны». Наведите указатель мыши на нужный шаблон на боковой панели «Мои шаблоны». Справа вы увидите две иконки.

• Чтобы отредактировать шаблон, нажмите значок «Редактировать» (карандаш) рядом со списком шаблонов. Внесите изменения, затем нажмите «Сохранить».
• Чтобы удалить шаблон, нажмите на значок «Удалить» (корзина). Будьте осторожны, так как он не запросит подтверждения удаления.

Мои шаблоны в почтовом ящике Outlook отсутствуют

Если вы не можете найти функцию «Мои шаблоны» в своем почтовом ящике, попробуйте выполнить следующие действия:

1. Убедитесь, что вы используете последнюю версию нового Outlook, так как обновление может решить проблему.
2. Нажмите Новое письмо. На верхней панели действий выберите Приложения > Получить надстройки. В окне «Надстройки для Outlook» найдите «Мои шаблоны» и нажмите «Добавить».
3. Подтвердите у ИТ-администратора вашей организации, что функция «Мои шаблоны» включена на серверной стороне. Просмотрите раздел «Управляется администратором» в разделе «Мои надстройки» (в окне «Надстройки для Outlook») и убедитесь, что «Мои шаблоны» добавлены.

В заключение, хотя шаблоны в новом Outlook в первую очередь предназначены для коротких текстовых сообщений (из-за их размера и ограничений функций), они по-прежнему полезны для быстрой отправки согласованных, заранее написанных электронных писем, делая рутинное общение более эффективным.

Читайте: Лучшие рождественские шаблоны для электронной почты Outlook.

Как создать новый шаблон электронной почты?

Чтобы создать новый шаблон электронного письма, начните с составления электронного письма, которое вы планируете использовать повторно. Набросайте единообразный контент, макет и структуру и оставьте заполнители для информации, которую вы будете персонализировать для каждого использования, например имена получателей, даты и т. д. После того, как электронное письмо будет подготовлено, сохраните его в качестве шаблона в своем электронном письме. клиента в разделе «Сохранить как шаблон» или аналогичной опции.