Как выбрать программное обеспечение для управления знаниями для Windows

В прошлом компании тратили бесчисленное количество часов на обновление и обмен знаниями между сотрудниками вручную. Хранение бизнес-данных и информации в нескольких файловых системах, в разных местах и на разных компьютерах или устройствах требовало много времени, усилий и ресурсов. Это особенно актуально, если некоторые сотрудники увольняются из компании, выходят на пенсию или находятся в отпуске, и никто не может получить доступ к существующим документам. Если это продолжится, это может отрицательно сказаться на эффективности и рентабельности.

А исследование показывает что только 50% предприятий процветают после пяти лет работы, а около 33% доживают до десятого года. Большинство из этих компаний терпят неудачу из-за общих причин, таких как финансовые проблемы и плохое стратегическое планирование или маркетинг. Однако одной из основных причин и, возможно, источником всех этих проблем является неспособность создать и эффективно использовать управление бизнес-знаниями.

Что такое управление знаниями?

Как подсказывает название, управление знаниями (KM) — это процесс, который помогает хранить, организовывать и делиться корпоративными знаниями. Это позволяет предприятиям использовать коллективный разум членов своей команды, клиентов и партнеров.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Без правильной системы управления знаниями ваша бизнес-операция становится неэффективной, и вы не сможете двигаться в правильном направлении или двигаться вперед. Это связано с тем, что вся информация, необходимая для принятия обоснованных решений, может быть рассредоточена по множеству хранилищ данных и форматов, что затрудняет доступ к ней и ее обработку командами. Проще говоря, это система, которая сокращает время на поиск информации, улучшает совместную работу и повышает производительность команды.

Теперь, когда вы узнали о важности программного обеспечения для управления знаниями, давайте обсудим, как выбрать лучшее для ваших нужд.

Советы по выбору правильного программного обеспечения для управления знаниями

Знаете ли вы, что решения для управления знаниями становятся все более востребованными и популярными для бизнеса? На самом деле, эксперты оценили его размер мирового рынка достичь 58,81 млрд долларов США к 2028 году с колоссальным годовым темпом роста в 12,5% за анализируемый период. Эта цифра показывает важность этой технологии и то, как предприятия должны использовать ее в своих интересах.

Чтобы получить максимальную отдачу от ваших инвестиций, вот полезные советы, которые следует учитывать при выборе правильного программного обеспечения для управления знаниями:

Анализировать и понимать требования вашего бизнеса

Каждая компания уникальна и имеет разные потребности. Прежде чем выбрать какое-либо решение для управления знаниями, вы должны оценить свои текущие системы и процессы. Это включает в себя понимание целей вашего проекта, его масштабов и того, как он вписывается в общую стратегию компании.

Чтобы дать вам представление, вот несколько вопросов для размышления:

Каковы организационные цели внедрения УЗ?
Кто будет использовать программное обеспечение и какую роль они будут играть в управлении им?
Какие данные и информацию вы хотите хранить?
Часто ли вы делитесь файлами и документами со своей командой и клиентами?
Какие уровни разрешений вам нужны?
Ваш бизнес расширяется или меняется в ближайшее время?

Определение и анализ ваших бизнес-требований поможет вам выбрать правильное программное обеспечение KM. В конце концов, цель состоит в том, чтобы предоставить вам наиболее комплексное и эффективное решение, которое должно быть адаптировано к вашей конкретной организации, а не наоборот.

Оцените возможности системы

Нет двух одинаковых технологий. Хотя есть некоторые сходства, каждое программное обеспечение для управления знаниями предлагает различные функции. Проверьте их функции и возможности, чтобы получить наилучшее соотношение цены и качества.

Надежная система УЗ должна иметь следующие функции:

Управление документами, контроль версий и совместная работа
Расширенные возможности поиска
Настраиваемые рабочие процессы или инструменты автоматизации
Отчетность и аналитика
Безопасность и контроль доступа

Это некоторые из основных функций, которыми должно обладать программное обеспечение KM. Изучите и оцените технологию и посмотрите, соответствует ли она вашим бизнес-целям.

Учитывайте масштабируемость и конфигурируемость

Ни для кого не секрет, что бизнес со временем меняется. По мере роста вашей компании должно расти и программное обеспечение, которое вы используете. Выбор технологии управления знаниями не является исключением, поскольку потребности и цели вашей компании будут меняться по мере вашего продвижения вперед. Например, для вашей маркетинговой кампании могут потребоваться дополнительные стратегии и ресурсы. Вам нужно будет более эффективно собирать, хранить и управлять данными, поскольку вы собираете различные тактики и идеи, предложенные вашей командой и партнерами. Однако это может помешать вашему прогрессу, если ваша система не справляется с возросшей рабочей нагрузкой.

Тем не менее, ищите программное обеспечение KM с факторами масштабируемости и конфигурируемости. Эта функция может настроить систему по мере необходимости, чтобы адаптироваться или соответствовать вашим новым бизнес-требованиям, независимо от того, как часто они возникают. Это, в свою очередь, может помочь вам минимизировать расходы, поскольку вам не придется переключаться с одного решения на другое.

Проверьте безопасность и соответствие

По мере того, как современный мир все больше переходит на цифровые технологии, возрастает и риск утечки данных или других киберугроз. Фактически, 15 миллионов записи бизнес-данных были раскрыты во всем мире в третьем квартале 2022 года. Эта статистика доказывает важность защиты данных и то, как предприятия должны расставлять приоритеты в этом вопросе при выборе системы управления знаниями.

Технология управления знаниями и базовая инфраструктура должны быть защищены в соответствии с отраслевыми стандартами для обеспечения оптимальной безопасности. Это влечет за собой:

Безопасные протоколы хранения
Системы обнаружения вторжений
Алгоритмы шифрования
Механизмы контроля доступа
Планы аварийного восстановления

Это лишь некоторые меры безопасности, которые должны быть реализованы в системе УЗ. Убедитесь, что они соответствуют отраслевым нормам и стандартам, таким как HIPAA, GDPR и т. д. Это поможет вашему бизнесу защитить конфиденциальные данные от кибератаки и избежать дорогостоящих штрафов или санкций из-за слабой политики безопасности.

Изучите репутацию поставщика

Стоит подчеркнуть, что не все поставщики обеспечивают одинаковое качество обслуживания. Прежде чем остановиться на каком-либо программном обеспечении для управления знаниями, проведите тщательное исследование и узнайте, что другие компании говорят о поставщике услуг.

Вот контрольный список, чтобы помочь вам:

Читайте отзывы клиентов, отзывы и тематические исследования.
Спросите у своих коллег рекомендации.
Проверьте наличие сертификатов или наград.
Знайте условия их обслуживания, внедрения и обучения.
Попросите бесплатную пробную или демонстрационную версию.
Просмотрите протоколы безопасности поставщика.

Также важно отметить, что поставщик с хорошей репутацией может предложить нечто большее, чем технологическое решение. Кроме того, они должны предлагать всесторонняя поддержка клиентов и текущее обслуживание для нужд вашей компании. Конечно, технология не является надежной, и время от времени неизбежно возникают проблемы или проблемы. Когда это произойдет, вы захотите, чтобы группа поддержки помогла вам устранить неполадки, вернуться в нужное русло и решить связанные с этим проблемы.

Заключение

Выбор лучшей системы управления знаниями требует тщательного рассмотрения и надлежащей оценки. Используя правильную технологию, вы можете укрепить совместную работу и повысить производительность, снизив при этом риски, связанные с безопасностью данных. Пусть это инновационное программное обеспечение для управления знаниями сделает всю тяжелую работу за вас и вашу компанию, чтобы вы могли сосредоточиться на более насущных задачах.