OneDrive для учебы или работы: 8 советов для начинающих

Чем более вы мобильны, тем важнее иметь доступ к своим файлам независимо от того, где вы находитесь и какое устройство используете. В старые времена все ваши электронные файлы хранились на вашем компьютере, поэтому, если вы не находились рядом с ним, вы не могли получить доступ к своим файлам. Все изменилось с появлением высокоскоростного Интернета и облако услуги хранения, предлагаемые такими компаниями, как Dropbox, Amazon и Google.

По иронии судьбы, в прошлом году заказы на то, чтобы не выходить из дома, и переход к удаленной работе также увеличили потребность и желание облачных хранилищ. Многие школы и работодатели обратились к Microsoft 365 чтобы студенты и сотрудники оставались на связи. Для файлового хранилища это означало принятие OneDrive для учебы или работы.

Если вы новый пользователь OneDrive для учебы или работы, продолжайте читать, чтобы получить несколько советов по использованию облачного хранилища Microsoft.

1. Изучите значки состояния OneDrive

При сохранении файлов в OneDrive вы можете сделать свой файл доступным только в Интернете или офлайн. Функция OneDrive Files On-Demand позволяет получить доступ ко всему, что вы сохранили в облачном хранилище, без загрузки локальной копии каждого файла. Вместо этого вы увидите свои файлы в списке файлового менеджера вместе со значками состояния, указывающими, является ли каждый файл доступным только в сети, локально или всегда.

Значок синего облака означает, что файл доступен только в Интернете. Зеленая галочка в круге отображается рядом с файлами, доступными локально на используемом вами устройстве.

Файлы, которые вы выбрали всегда на вашем устройстве отобразится сплошной зеленый кружок с белой галочкой.

Если вы откроете файл, доступный только в Интернете, на своем компьютере или другом устройстве, он загрузится и станет локально доступным. Доступность локально означает, что вы можете открыть файл, даже если у вас нет подключения к Интернету. Чтобы освободить место на жестком диске, щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите «Освободить место».

2. Как включить файлы по запросу

Пользователи ПК могут выполнить следующие действия, чтобы включить файлы по запросу.

  1. Щелкните значок OneDrive на панели задач.
  2. Выберите Справка и настройки.
  3. Выберите «Настройки».
  4. На вкладке «Настройки» установите флажок «Экономить место и загружать файлы по мере их использования».

Пользователи Mac могут включить файлы по запросу, выполнив следующие действия:

  1. Щелкните значок OneDrive в строке меню.
  2. Нажмите кнопку… Еще.
  3. Выберите «Настройки».
  4. Нажмите кнопку «Включить файлы по запросу».

3. Включите Storage Sense для ПК.

Пользователи Windows 10 имеют дополнительную возможность включить Storage Sense, которая автоматически устанавливает для любых файлов OneDrive, которые вы не открывали за последние 30 дней, доступ к сети только в том случае, если у вас мало места на диске.

Вы также можете настроить Storage Sense на запуск каждый день, неделю или месяц, а не только тогда, когда у вас мало места на диске.

4. Что следует знать о личном хранилище OneDrive

Хотя все файлы, которые вы сохраняете в облаке OneDrive, защищены мерами безопасности Microsoft, OneDrive Personal Vault предлагает дополнительный уровень защиты конфиденциальных файлов.

Когда вы сохраняете файлы в личном хранилище, вы должны использовать строгую аутентификацию или второй этап проверки личности для доступа к ним. В зависимости от вашего устройства это может быть ваше лицо, отпечаток пальца, PIN-код или код, отправленный вам по тексту или электронной почте.

Файлы в вашем личном хранилище всегда зашифрованы, в том числе когда они находятся в вашем хранилище и когда перемещаются между облаком и вашим устройством. Кроме того, файлы в вашем хранилище сканируются на наличие вирусов и отслеживаются на предмет подозрительной активности, в том числе программ-вымогателей.

Личное хранилище отображается как папка в OneDrive. Просто сохраните в хранилище, чтобы воспользоваться всеми преимуществами дополнительной безопасности.

Примечание. Пользователи без подписки на Microsoft 365 могут хранить в своем личном хранилище только три файла.

5. Как загружать файлы в OneDrive

Если вы используете OneDrive для учебы или работы, есть несколько способов загрузки файлов в облако OneDrive.

Загрузить файлы с помощью браузера

Вы всегда можете получить доступ к OneDrive в браузере. Приведенные ниже действия подходят для Chrome и Edge и могут немного отличаться, если вы используете другой браузер.

  1. Войдите в office.com, выберите средство запуска приложений в верхнем левом углу страницы и выберите OneDrive.

  1. Выберите Загрузить> Файлы или Папка.

  1. Выберите, какие файлы или папку вы хотите загрузить, и выберите их.
  2. Выберите «Открыть» или «Выбрать папку».

Загрузить файлы с помощью рабочего стола

Если вы используете компьютер с Windows 10, OneDrive уже установлен. Просто сохраните или переместите свои файлы и папки в папку OneDrive, чтобы сделать их доступными на всех ваших устройствах через OneDrive.

Если вы не вошли в OneDrive, нажмите кнопку «Пуск», найдите OneDrive и запустите приложение. Следуйте инструкциям, чтобы войти в систему.

Точно так же пользователи Mac могут автоматически загружать файлы в OneDrive, копируя или перемещая их в папку OneDrive с помощью Finder или сохраняя их в папке OneDrive из приложения.

6. Совместное использование файлов в OneDrive

Обмен файлами с OneDrive не может быть проще. На вашем компьютере щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите «Поделиться».

Выберите, с кем вы хотите поделиться своим файлом, добавьте необязательное сообщение, а затем либо нажмите кнопку «Отправить», либо выберите копирование ссылки или отправку через другое приложение на вашем устройстве.

7. Восстановите файл или папку в OneDrive.

В OneDrive есть корзина, в которой вы можете восстановить случайно удаленный файл или папку.

  1. В OneDrive в браузере выберите корзину.
  2. Выберите файл, который хотите восстановить.

  1. Нажмите кнопку Восстановить.

8. Как указать дату истечения срока действия и пароли для файлов OneDrive

Хотя эта функция пока недоступна для бесплатных учетных записей, некоторые пользователи Microsoft 365 могут указать даты истечения срока действия и пароли для своих файлов в OneDrive. Если эта функция была включена в Центре администрирования OneDrive, вот что нужно делать.

Примечание. Это работает только при анонимном обмене ссылкой и нет когда вы решите поделиться с конкретными людьми.

  1. В веб-браузере выберите файл или папку, которой хотите поделиться.
  2. Выберите поделиться.
  3. В настройках ссылки выберите, когда вы хотите, чтобы доступ к файлу истек.

  1. Если хотите, добавьте пароль.
  2. Нажмите кнопку Применить.

Получите больше от OneDrive для учебы или работы

Приведенные выше советы — лишь малая часть того, что вы можете делать с OneDrive для учебы или работы. Узнайте, как решить проблемы с синхронизациейиспользуйте символические ссылки, чтобы синхронизировать любую папку на вашем компьютере с OneDrive, или, если вам не нравится, отключить OneDrive полностью.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *