Советы и рекомендации по Google Таблицам; Учебное пособие, чтобы максимально использовать его возможности!

Google Sheets — это облачный инструмент для создания электронных таблиц. Он имеет почти все функции, которые пользователь получает в программном обеспечении для работы с электронными таблицами, таком как Microsoft Excel. Большинство из вас знакомы с Google Sheets и ежедневно используют его для создания и редактирования электронных таблиц. В этой статье мы поделимся некоторыми советами и рекомендациями по Google Sheets, которые помогут вам быстрее выполнять свою работу в Google Sheets.

Советы и рекомендации по Google Таблицам

Поскольку это облачный инструмент, он предлагает пользователям множество преимуществ, таких как:

  • Все ваши данные сохраняются в облаке, что экономит место на диске вашего компьютера.
  • Вы можете получить доступ к своим электронным таблицам на любом устройстве, просто войдя в свою учетную запись Google.
  • Благодаря функции автосохранения вам не нужно беспокоиться о потере данных из-за сбоя питания или внезапного сбоя компьютера.
  • Вы можете поделиться своей электронной таблицей с другими пользователями, если вы и другие пользователи работаете над одним и тем же проектом.

Лучшая часть Google Таблиц — это то, что их можно использовать совершенно бесплатно. Вам просто нужна учетная запись Google и активное подключение к Интернету, чтобы использовать Google Sheets.

Советы и рекомендации по Google Таблицам

В этой статье мы рассмотрим следующие советы и рекомендации по работе с Google Sheets:

  1. Вставьте изображения в электронную таблицу
  2. Цветные чередующиеся ряды
  3. Извлечение уникальных значений из набора данных
  4. Подключите Google Таблицы к Microsoft Excel
  5. Просмотр истории редактирования
  6. Запустить проверку орфографии
  7. Применение фильтров к электронной таблице
  8. Защитите ячейки, чтобы предотвратить нежелательные изменения
  9. Используйте искусственный интеллект
  10. Просмотрите список сочетаний клавиш

Давайте рассмотрим все эти советы и рекомендации в деталях.

1]Вставьте изображения в вашу электронную таблицу

Вставьте изображение в Google Sheets

Google Таблицы позволяют вставлять изображения в электронную таблицу. При использовании этой функции у вас будут следующие два варианта:

  • Вставка изображения в ячейки
  • Вставьте изображение поверх ячеек

Первый вариант вставляет изображение в выбранную ячейку, тогда как второй вариант вставляет изображение в его исходных размерах, которые охватывают определенное количество ячеек. Чтобы вставить изображение, перейдите в «Вставка > Изображение», затем выберите нужный вариант. Вы можете вставить изображение в Google Sheets со своего компьютера, загрузив его, с веб-камеры, по URL-адресу, с помощью функции поиска изображений Google и т. д.

2]Цветные альтернативные ячейки

Иногда при работе с электронной таблицей нам требуется раскрасить чередующиеся строки в наших данных. Вы можете легко сделать это в Google Sheets, используя параметр «Чередующиеся цвета». Шаги для этого следующие:

Цвет чередующихся строк в Google Sheets

  1. Выберите диапазон строк.
  2. Перейдите в «Формат > Чередование цветов».
  3. Выберите цвет из стилей по умолчанию. Вы также можете добавить свой собственный цвет в заголовок и чередовать строки, щелкнув соответствующие раскрывающиеся меню.
  4. Нажмите Готово.

3]Извлечение уникальных значений из набора данных

Предположим, у вас есть набор данных, который содержит много повторяющихся значений в определенном столбце, и вы хотите извлечь из этого набора данных только уникальные значения. Вы можете сделать это, используя функцию UNIQUE. Эта функция создает новый набор данных, не содержащий повторяющихся значений.

Извлечение уникальных значений из набора данных

Допустим, у вас есть повторяющиеся значения в столбце A из ячеек с A1 по A10, и вы хотите извлечь уникальные значения из этого столбца. Для этого вам нужно ввести формулу =УНИКАЛЬНАЯ(A1:A10). Следующие шаги покажут вам, как это сделать:

  1. Выберите ячейку, из которой вы хотите извлечь уникальные значения.
  2. Тип = УНИКАЛЬНЫЙ (A1: A10)
  3. Нажмите Ввод.

Кроме того, вы также можете удалить повторяющиеся строки значений в Google Таблицах.

4]Подключите Google Таблицы к Microsoft Excel

соединить гугл листы с экселем

Если вы работаете и с Google Sheets, и с Microsoft Excel, вы можете связать Google Sheets с Microsoft Excel, чтобы каждый раз, когда вы обновляете данные в Google Sheets, изменения автоматически отражались в Microsoft Excel.

5]Просмотр истории редактирования

Просмотр истории изменений в Google Sheets

Каждый раз, когда вы вносите изменения в Google Таблицы, Google сохраняет их в истории версий ваших электронных таблиц. Вы можете просмотреть историю редактирования, щелкнув ссылку «Последнее редактирование» в верхней части таблицы (см. скриншот выше). Когда вы нажмете на эту ссылку, все ваши временные шкалы истории редактирования откроются в правой части Google Таблиц. При желании вы можете восстановить любую из предыдущих версий вашей электронной таблицы. Для этого выберите временную шкалу версии, которую вы хотите восстановить, а затем нажмите на три вертикальные точки рядом с ней и выберите «Восстановить эту версию».

6]Запустите проверку орфографии

Google Sheets также позволяет вам запускать проверку орфографии, чтобы вы могли исправить слова с ошибками. После запуска инструмента проверки орфографии Google Таблицы попросят вас исправить слова с ошибками. Вы можете принять соответствующие меры для слов с ошибками. Инструкции по использованию инструмента проверки орфографии в Google Таблицах следующие:

Используйте инструмент проверки орфографии в Google Sheets

  1. Выберите диапазон данных, правописание которых вы хотите проверить.
  2. Перейдите в «Инструменты > Орфография > Проверка орфографии».

Вы также можете добавлять слова в свой личный словарь.

7]Примените фильтры к своей электронной таблице

Как и Microsoft Excel, Google Таблицы также позволяют фильтровать данные в электронной таблице. Это очень полезная функция Google Таблиц, которая помогает вам сэкономить время, когда вам нужно просматривать только определенные результаты в огромном наборе данных. Следующие шаги помогут вам применить фильтр к электронной таблице в Google Таблицах.

Применение фильтров в Google Sheets

  1. Выберите столбец, к которому вы хотите применить фильтр.
  2. Перейдите в «Данные > Создать фильтр». После этого вы увидите, что первая ячейка выбранного столбца имеет значок фильтра с правой стороны.
  3. Нажмите на этот значок и примените фильтр в соответствии с вашими потребностями.
  4. Нажмите «ОК».

Вы можете применить фильтр по цвету, по условию, например больше, меньше, равно и т. д.

8]Защитите ячейки, чтобы предотвратить нежелательные изменения

В Google Таблицах вы можете защитить определенные ячейки или диапазон ячеек, чтобы предотвратить нежелательные изменения. Эта функция полезна при редактировании существующей электронной таблицы или общей электронной таблицы. Кроме того, в общей электронной таблице функция защиты ячеек не позволяет другим пользователям редактировать данные в защищенных ячейках.

Защита листов и ячеек в Google Таблицах

Шаги по защите ячейки или диапазона ячеек в Google Таблицах приведены ниже:

  1. Выберите конкретную ячейку или диапазон ячеек в Google Таблицах.
  2. Перейдите в «Данные > Защитить листы и диапазоны».
  3. Теперь вы можете установить разрешения для выбранной ячейки или диапазона ячеек.

Вы также можете защитить весь лист, чтобы предотвратить нежелательные изменения.

9]Используйте искусственный интеллект

Вы можете использовать искусственный интеллект в Google Таблицах для автоматического расчета данных и создания диаграмм. Чтобы использовать ИИ в Google Таблицах, сначала выберите диапазон данных в электронной таблице, а затем нажмите кнопку «Исследовать» в правом нижнем углу. После этого окно AI появится в правой части вашей электронной таблицы. Теперь вы можете создавать диаграммы, такие как круговые диаграммы, гистограммы, гистограммы и т. д., из выбранных данных одним щелчком мыши. После создания диаграммы перетащите ее, чтобы поместить в электронную таблицу.

Используйте ИИ в Google Таблицах

Помимо создания диаграмм, вы можете выполнять расчеты по выбранным данным с помощью ИИ. Например, если вы хотите найти режим выбранных данных, просто введите режим в поле поиска, а затем выберите его из результатов поиска. Затем Google Sheets покажет вам режим ваших данных. Вы также можете просмотреть формулу, используемую для расчета режима. Точно так же вы можете выполнять другие вычисления в Google Sheets с помощью ИИ, например находить среднее, медиану, среднее значение и т. д. для выбранных данных.

10]Просмотр списка сочетаний клавиш

Сочетания клавиш предназначены для облегчения и ускорения работы. В приложениях Microsoft Office есть множество сочетаний клавиш, которые помогают пользователям быстро выполнять свою работу. Точно так же в Google Таблицах также есть сочетания клавиш, с помощью которых вы можете быстро выполнять определенные задачи. Чтобы просмотреть список сочетаний клавиш в Google Таблицах, нажмите клавиши Win + /.

Просмотр списка сочетаний клавиш в Google Sheets

Клавиши Win + / откроют окно сочетаний клавиш. Вы можете найти определенное сочетание клавиш, введя соответствующую фразу в поле поиска. Или вы можете выбрать определенную категорию с левой стороны, чтобы просмотреть все сочетания клавиш для этой категории.

Как использовать Google Таблицы для начинающих?

Галерея шаблонов Google Таблиц

Google Таблицы — это бесплатный онлайн-инструмент для создания электронных таблиц. Он поставляется с галереей шаблонов, которая полезна для новичков. После открытия Google Таблиц нажмите Галерею шаблонов в правом верхнем углу, чтобы просмотреть все доступные шаблоны. Выберите любой из доступных шаблонов и начните редактирование электронной таблицы. Некоторые из шаблонов Google Sheets: годовой бюджет, месячный бюджет, отслеживание финансовых инвестиций, планировщик поездок, планировщик счетов, заказ на покупку, отчет о посещаемости веб-сайта и т. д.

Изучайте формулы в Google Sheets

Google Таблицы также помогут вам выучить формулы во время работы с электронной таблицей. Это очень полезная функция для начинающих. Просто введите формулу и нажмите на знак вопроса слева от формулы. После этого Google Sheets покажет вам детали этой формулы. Вы также можете щелкнуть ссылку «Подробнее», чтобы узнать подробнее об этой формуле.

Читать дальше: Советы и рекомендации Google Docs, которые должен знать каждый.

Как сделать Google Таблицы более эффективными?

Есть определенные вещи, которые вы можете сделать в электронной таблице Google Sheets, чтобы сделать ее более эффективной, например:

  • Вы можете использовать условное форматирование, чтобы закрасить определенные строки в электронной таблице, чтобы легко идентифицировать данные.
  • Если вы новичок, вы можете использовать готовые шаблоны для создания электронной таблицы.
  • Вы можете использовать функцию искусственного интеллекта в Google Sheets для создания и вставки диаграмм в электронную таблицу.

Вот и все.

Советы и рекомендации по работе с Google Таблицами

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.