Советы Todoist GTD по повышению производительности

Являетесь ли вы опытным экспертом по GTD Getting Things Done или только начинаете знакомиться с процессом GTD, Todoist — безусловно, лучшее приложение для создания списков дел для поддержки вашего рабочего процесса GTD.

Почему это? Есть много причин, связанных с его функциями, компоновкой и тем фактом, что функциональность по умолчанию естественным образом поддерживает структуру GTD, которую вы создадите внутри нее.

Даже если вы никогда не слышали о GTD, ниже будут содержаться базовые советы по GTD, которые помогут вам начать работу, и то, как вы можете использовать Todoist для этого.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Примечание. Точная версия GTD, использованная в этой статье, построена на принципах, изложенных Карлом Пуллейном и его коллегами. Онлайн-курс Your Digital Life 3.0 (что я очень рекомендую). В этой статье рассказывается только о том, как использовать Todoist как часть этой системы. Есть много деталей, которые мы не можем включить в эту статью.

Что заставляет все делать (GTD)?

Принципы «Как сделать все» существуют уже давно. Не существует набора инструментов или приложений, которые вы должны использовать, но базовые принципы любого подхода по сути одинаковы.

GTD помогает очистить ваш разум от всего, что в нем плавает весь день. Это освобождает ваш мозг, чтобы действительно сосредоточиться на стоящей перед вами задаче, вместо того, чтобы постоянно отвлекаться.

Он работает, предлагая вам серию шагов, которые вы будете выполнять каждую неделю, чтобы оставаться организованным. Эти шаги включают:

  • Записывайте каждую идею, задачу, элемент действия или встречу, которые появляются. Вы можете быть в середине собрания, и ваш босс дает вам задание. Вы можете прогуляться по парку и у вас возникнет отличная идея для книги, которую вы хотите написать. Не имеет значения, когда, где и как — всякий раз, когда вы думаете о чем-то, что вам нужно сделать, вы сохраняете это в своей папке «Входящие».
  • Проясните эти идеи, разбив их на задачи, назначив им приоритет и назначив срок выполнения, если вы будете готовы работать над ними в ближайшее время.
  • Организуйте задачи, поместив их в корзину, которую вы в конечном итоге доберетесь, в зависимости от приоритета. Если вы планируете в ближайшее время поработать над задачей, вы также добавите ее в свой календарь (и Todoist поможет вам это автоматизировать).
  • Пересматривайте каждое «ведро» и продвигайте все организованные идеи вверх по лестнице, пока самые важные из них не попадут в ваш календарь и ваше время для сосредоточения.
  • Сосредоточьте все свое внимание на тех задачах, которые наконец сделали это перед вами, в то время, которое вы запланировали.

GTD не только поможет вам стать более продуктивным и организованным, но также может помочь вам добраться до нулевого почтового ящика (больше никаких писем в вашем почтовом ящике), потому что вы никогда не будете откладывать свои входящие письма. Вы обработаете все сразу, используя систему GTD, указанную выше.

Как построить структуру GTD в Todoist

Теперь, когда вы знаете основные принципы GTD, давайте подробнее рассмотрим, чем может помочь Todoist.

Первое, что вам нужно сделать, это создать новую структуру родительских проектов в Todoist, которая будет содержать все сегменты для организации различных входящих задач.

Эти корзины (родительские папки) включают:

  • Входящие: сюда входят все входящие идеи. Когда вы получите электронное письмо, которое требует действия, вы поместите это действие здесь и сразу заархивируете письмо. Если вы получили задание на собрании, вы поместите его сюда. Все, что вам нужно сделать, попадает прямо в ваш почтовый ящик.

Примечание. В Todoist есть раздел «Входящие» по умолчанию, поэтому вам не придется создавать его вручную.

Следующие несколько папок проекта, которые вы создадите, — это то, куда вы будете перемещать элементы во время ежедневных сеансов уточнения и организации в конце дня. К ним относятся:

  • На этой неделе: элементы, над которыми вы хотите работать немедленно, в течение текущей недели, войдут в этот проект. Помещая их сюда, вы также назначаете срок сдачи. Если вы интегрируете Todoist со своим календарем, Todoist автоматически добавит его в ваш календарь за вас.
  • На следующей неделе: элементы из вашего почтового ящика, которые вы хотите сделать в ближайшее время, но не настолько срочны, что вам нужно сделать их на этой неделе, войдут в ваш проект на следующей неделе. Срок выполнения не требуется.
  • В этом месяце: в этот проект войдут предметы, которые вы хотите сделать довольно скоро, но можете подождать неделю или две. Здесь также не указывайте дату выполнения.
  • В следующем месяце: задачи, которые вы хотите выполнить в конечном итоге, но знаете, что они могут подождать некоторое время, будут помещены в папку «Следующий месяц» без срока выполнения.

Есть еще два проекта, которые вам нужно создать для специальных задач.

  • Повторяющиеся области внимания: это вещи, которые вам нужно делать регулярно, связанные с целями, которые важны для вас, например, ежемесячно посещать онлайн-занятия.
  • Рутины: это задачи, которые могут не иметь отношения к вашим целям, но которые вы должны выполнять каждую неделю, например, упражнения или встречи в клубе.

Создание повторяющихся задач

У вас определенно должна быть куча дел, которые вы должны делать каждый день или каждую неделю. Избавьтесь от них, добавив их в свой проект «Повторяющиеся области фокуса» (если они связаны с целями, которые важны для вас).

Также рекомендуется включить повторяющиеся области внимания в качестве подпроекта на этой неделе.

Любые повторяющиеся задачи, которые являются частью вашей жизни, но на самом деле не способствуют достижению ваших жизненных целей, добавьте их в проект Routines.

Не забудьте добавить ко всем этим сроки выполнения и пометить их как повторяющиеся. Таким образом, они будут автоматически появляться в разделах Todoist «Сегодня» и «Предстоящие новости», и вам не придется ничего делать.

Использование вашего почтового ящика

В течение недели, когда возникают новые проблемы, с которыми вам приходится сталкиваться, просто бросайте их в свой почтовый ящик Todoist.

Так вы не отвлечетесь и не забудете заняться этими задачами позже, когда у вас будет время.

Каждую неделю в одно и то же время вы выделяете от 20 до 30 минут на обработку своего почтового ящика. В течение этого времени просто работайте по одному и решайте, насколько важно выполнить эту задачу и в какие сроки.

Например, я знаю, что хочу в конце концов исправить колоду, но все еще зима. Итак, я перенесу эту задачу в Долгосрочный / На удержание.

Затем я знаю, что мне нужно проходить ежегодный медицинский осмотр, но в этом месяце я занят, и не имеет значения, дождусь ли я до следующего месяца, чтобы назначить его. Итак, я перенесу это в проект «Следующий месяц».

Наконец, я знаю, что хочу написать статью Online-Tech-Tips.com на этой неделе. Поэтому я назначаю день и время в течение недели, когда хочу это сделать.

Затем переместите эту задачу в проект This Week.

Я смог обработать эти три элемента, которые я добавил в свой почтовый ящик в течение дня, примерно за пять минут.

Я знаю, что не забуду их, потому что теперь они находятся в моей организованной системе ToDoist GTD. Все назначено на неделю, и мне действительно не нужно ни о чем думать, кроме как усердно работать над каждой задачей, когда она появляется в моем календаре.

Управление на этой неделе

По мере того, как вы приближаетесь к концу каждой недели, вы заметите, что ваш проект на этой неделе в конечном итоге опустеет от активных элементов.

Установите время каждую неделю (обычно в конце дня в пятницу или какое-то время в выходные), чтобы перемещать задачи из проекта Next Week в ваш проект This Week. При этом назначьте сроки выполнения.

Повторите это для элементов в папках «В этом месяце», «В следующем месяце» и «Долгосрочные / отложенные».

Помните: вам не нужно перемещать предмет, если он по-прежнему не кажется срочным. Вы также можете удалить задачи, которые, по вашему мнению, больше не имеют для вас значения.

Не забывайте оставаться сосредоточенным

Вот самый важный принцип, который объединяет все это и заставляет систему GTD работать.

Поскольку вы тратите лишь небольшие промежутки времени на обработку всех идей и задач, которые попадают в ваш почтовый ящик, у вас остается остальное время, которое вы назначили в своем календаре, для фактического выполнения работы.

Это означает, что в течение дня нужно использовать только области «Сегодня» и «Предстоящие» в Todoist (вместе с Календарем) и работать в течение дня, чтобы завершить и вычеркнуть эти задачи.

Вы знаете, что назначили только задачи, которые можно выполнить за один день, потому что Todoist автоматически добавил их в ваш календарь. Если ваш день полон, вы не можете назначить больше. Когда ваша неделя заполнена, вы не можете ничего перенести в проект This Week.

GTD работает, потому что выводит беспорядок из вашей головы в «систему». Это освобождает ваши мысли, так что вы можете сосредоточить свое внимание на текущей задаче — и приступить к делу.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.