Как настроить автоматическую копию и скрытую копию в Outlook и Gmail

Во время составления электронного письма CC (Копия) и BCC (Слепая копия) – это два часто используемых поля, которые используются большинством из нас для отправки копий электронного письма дополнительным людям, которые заинтересованы в информации, в дополнение к основным получателям. Независимо от того, каким провайдером электронной почты вы пользуетесь, Gmail или же Перспективы, вы увидите поля CC и BCC вместе с К поля, когда вы составляете новое электронное письмо.

Согласно этикету электронной почты, К поле используется для ввода адресов электронной почты основных получателей. В то время как CC используется для ввода адресов электронной почты дополнительных людей, которые заинтересованы в информации, или когда вы просто хотите держать их в курсе. В то время как CC используется, когда вы хотите, чтобы основные получатели знали, что другим людям также было отправлено то же сообщение, BCC используется, когда вы не хотите, чтобы основные получатели знали, кто получил ту же копию сообщения электронной почты.

Часто вы можете захотеть отправить копию или скрытую копию себе или своим коллегам по электронной почте, чтобы быть в курсе важных разговоров. Чтобы упростить вашу задачу, Outlook и Gmail позволяют автоматически создавать копии и скрытые копии любого адреса электронной почты в каждом отправляемом вами электронном письме. Хотя это может быть беспорядочно, в некоторых ситуациях вам может потребоваться копия всех текущих цепочек электронных писем.

Вы можете установить простое правило в Gmail и Outlook, которое будет автоматически копировать и скрывать определенный адрес электронной почты для всех писем, которые вы создаете. В этой статье мы подробно объясняем, как автоматически настроить CC и BCC для определенного адреса электронной почты в Outlook и Gmail.

Автоматически копировать и скрывать все электронные письма в Gmail

Gmail не имеет встроенной функции для автоматической отправки электронных писем CC и BCC. Однако существует множество расширений, позволяющих автоматизировать задачу и сэкономить время. AutoBCC.com предлагает расширение Auto BCC и Auto Cc для пользователей Chrome. Это расширение позволяет вам легко установить новое правило для автоматической BCC или CC нескольких учетных записей электронной почты Google или вашего адреса электронной почты, когда вы составляете, отвечаете или пересылаете электронные письма.

Это расширение доступно бесплатно для личных пользователей. Кроме того, расширение Auto BCC и Auto CC можно использовать в сочетании с CRM-системой. Выполните следующие действия, чтобы автоматически создавать копии и скрытые копии любого электронного письма, отправляемого с помощью расширения Auto BCC для Gmail.

• Получите это расширение здесь.
• Установите расширение и предоставьте доступ к своей учетной записи Gmail.
• Щелкните значок Конвертировать значок, который будет добавлен в ваш браузер Chrome, чтобы открыть страницу параметров.

• Выберите вариант Включите автоматическую скрытую копию писем.
• Выберите вариант Включите автоматическую копию писем.
• Нажмите Добавьте больше аккаунтов.

• в Из поле, добавьте адрес вашей учетной записи.
• Введите адрес электронной почты, который вы хотите использовать для скрытой и скрытой копии, в соответствующих полях. Вы можете добавить несколько адресов через запятую.
• После того, как вы закончите, нажмите Сохранять кнопку параметров, чтобы применить новое правило.
• Запустите Gmail и нажмите кнопку «Написать», чтобы создать новое электронное письмо.
• Изменять Из Адрес электронной почты. Это автоматически изменит адреса электронной почты BCC и Ccc соответственно.
• Если в будущем вы захотите официально отменить доступ расширения к учетной записи Gmail, просто удалите расширение.

Если вы не хотите иметь доступ третьих лиц к своей учетной записи Gmail, вы можете автоматически использовать BCC или CC электронные письма с помощью фильтров Gmail. Чтобы использовать фильтры Gmail, выполните следующие действия.

• Запустите Gmail и перейдите Настройки
• Нажмите на опцию Фильтры и заблокированные адреса и выберите Создайте новый фильтр.

• Введите свой адрес в поле Из поле.
• Нажмите Создать фильтр с этим поиском
• На следующей странице выберите вариант Перешлите его по адресу.

• Нажмите на опцию добавить адрес пересылки и введите свой адрес электронной почты.

Автоматически копировать и скрывать все электронные письма в Outlook

Выполните следующие действия, чтобы автоматически создать копию или скрытую копию самого себя или определенного адреса электронной почты в Outlook.

• Запустите Outlook и нажмите Правила на вкладке “Главная”.

• Выбирать Управление правилами и предупреждениями в раскрывающемся меню и щелкните Новое правило.

• В окне мастера правил под Начни с пустого правила, нажмите на опцию Применить правило к сообщениям, которые я отправляю и нажмите Следующий.

• Теперь вы можете выбрать условие, если вы выбираете автоматизацию, или просто нажмите кнопку Следующий кнопку, чтобы применить правило ко всем вашим электронным письмам.

• Под действием Выбрать на шаге 1 выберите вариант Копия сообщения людям или открытой группе если вы хотите отправить копию по электронной почте. Если вы хотите отправить скрытую копию сообщения электронной почты, выберите опцию, Переместить копию в указанную папку в Шаге 1.
• Под Шагом 2 нажмите на связать людей или общедоступную группу.

• Введите свой адрес электронной почты или другой адрес электронной почты, на который вы хотите отправить копию, в К поле. При необходимости вы также можете выбрать исключение, если хотите исключить это правило для определенных писем, и нажать кнопку Следующий кнопка.
• Введите имя для этого правила под Шагом 1 и выберите опцию Включите это правило под Шагом 2.
• Щелкните значок Заканчивать кнопка.

После этого ваше новое правило будет добавляться автоматически каждый раз, когда вы отправляете новое сообщение.